Торговый бизнес. Не допускайте ошибок

Аннотация

Личное дело предусматривает огромный труд, риск, периодические взлеты и падения, а иногда и крах. Пожалуй, занятие личным делом подходит для авантюристов, которые постоянно думают о рабочем процессе. Им доставляют радость не сами деньги, а построение процесса, который позволяет их заработать. Книга возвращает авантюристов и мечтателей на землю, предоставляя практические рекомендации, благодаря которым бизнесмен может выстроить слаженную организационную и юридическую структуру.

Оглавление

  1. Самое начало
  2. Система учета доходов и расходов
  3. Поставщики
  4. Покупатели
  5. Работа с наличностью
  6. Документооборот
  7. Инвентаризация
  8. Защита коммерческой тайны
  9. Работа с персональными данными
  10. Управление предприятием
  11. Отношения с государственными органами
  12. Заключение

Планирование

На начальном этапе проводится анализ рынка (конкуренты, товары, сезонность, законодательные ограничения и т.п.). Результаты должны быть соотнесены с финансовыми возможностями. Уже на этом этапе бизнесмен принимает решение о необходимости привлечения партнеров.

В конечном итоге процесс планирования отражается в бизнес-плане. Предприниматель должен определиться: делать ли его поверхностным, включающим основные положения, общие предполагаемые расходы и доходы или стараться каждый этап процесса разделить на составляющие и т.д. и предусматривать разные варианты поведения в конкретных ситуациях.

На определение структуры оказывают влияние личность предпринимателя, состав партнеров и масштаб бизнеса. Для людей склонных к поступательному развитию больше подойдет детальная разработка, а для лиц, использующих прорывы в деятельности, может подойти «поверхностный бизнес-план».

Чем больше партнеров участвуют в организации бизнеса, тем больше должен быть проработан бизнес-план. Можно выявить прямо пропорциональную зависимость проработанности бизнес-плана от особенностей бизнеса: чем масштабнее бизнес, тем процессы должны быть более точно описаны.

Конечно, можно начинать без бизнес-плана и вообще без планирования и действовать по принципу «потом разберемся». Такое может иметь место для очень маленького бизнеса, который при таком подходе ожидают серьезные зоны турбулентности.

Такой подход, вряд ли, позволит достичь существенных показателей. Его можно допустить в самом «зародыше» личного дела, но со временем планирование придется включить в процесс управления.

Процесс планирования внутренне присущ всем стадиям развития бизнеса и касается всех его элементов (составных частей). Поэтому чем раньше предприниматель привыкнет к планированию, тем раньше он сможет выстроить эффективно рабочие процессы.

Партнерство

Крайне не простой вопрос, на который невозможно ответить однозначно.

Организация бизнеса совместно с партнерами позволит привлечь большее финансирование, а также снизит нагрузку при финансовых проблемах бизнеса. С другой стороны размер прибыли меньше по сравнению с единоличным ведением дел, а также не исключены конфликты между партнерами.

Если бизнес открывается совместно с партнерами, то необходимо зафиксировать все договоренности, а также по возможности их корректировать. Способ фиксации договоренностей зависит от организационно-правовой формы ведения бизнеса. Если деятельность будет осуществляться через индивидуального предпринимателя, то партнеры могут заключить договор о совместной деятельности.

Если будет регистрироваться общество с ограниченной ответственностью или акционерное общество, то имеет смысл заключить корпоративный договор. На этапе первоначальных переговоров (до регистрации ООО или АО) партнеры также могут заключить договор о совместной деятельности.

Стоит иметь в виду, что бизнес предусматривает оперативное реагирование на изменения  рынка, что требует определенного уровня выдержки у партнеров, а также отсутствие объективной возможности урегулировать абсолютно все стороны взаимоотношений между ними. Поэтому в подписываемых документах необходимо отразить, в том числе общие подходы и принципы регулирования разного рода ситуаций. Указанное свидетельствует о высоком качестве подготавливаемых документов, что обусловливает обращение к юристу.

Организационно-правовая форма

На выбор оказывают влияние в первую очередь масштаб планируемого бизнеса и темпы его развития. Если имеются объективные предпосылки для построения сети магазинов, а также последующего привлечения стороннего финансирования (через инвесторов или банки), то целесообразно использовать ООО. Форма АО, все-таки, в большинстве своем подходит для крупного бизнеса.

При отсутствии указанных возможностей и планов имеет смысл использовать ИП. Впоследствии можно будет «подключить» ООО, переведя договоры с контрагентами и сотрудников на новую организацию, либо создав ООО, включить в его состав ИП в качестве его участника. В этом случае активы действующего бизнеса могут быть внесены в качестве оплаты уставного капитала.

Сотрудники

Работа с коллективом требует соответствующих навыков, которые позволят не только принять на работу специалистов, но и умело ими управлять.

Безусловно, открытие небольшого магазина в самом начале не потребует привлечения сотрудников, поскольку предприниматель может сам со всем справиться. Вопрос о сотрудниках является актуальным в случае увеличения бизнеса.

Перед набором сотрудников необходимо очень тщательно продумать их функционал, чтобы исключить дублирование полномочий и не допустить «белых пятен» в работе. Данные цели достигаются с помощью проработки структуры компании и написания должностных инструкций. На этом этапе проявляется тесная работа владельцев бизнеса или менеджмента с юристом.

Следом возникает вопрос выстраивания системы мотивации сотрудников. В первую очередь она касается менеджмента (менеджеры, исполнительный и коммерческий директора) и продавцов. Остальным сотрудникам достаточно установить оклад и при  некоторых обстоятельствах предусмотреть премии.

Бухгалтерский и налоговый учет

Крайне важные составляющие организации торгового бизнеса, от которых зависят принятие правильных решений, а также исключение проблем с государственными органами.

Вести речь о глубокой налоговой оптимизации на этапе создания бизнеса не имеет смысла. Достаточно определить наиболее пригодную схему налогообложения, которая может в зависимости от развития бизнеса меняться.

Если открывается небольшой магазин, и нет планов масштабного развития бизнеса, то имеет смысл выбрать ИП на патентной системе налогообложения. Также может подойти упрощенная система налогообложения (15% х (доходы – расходы)). Предпринимателю необходимо соотнести фиксированный платеж по патенту с налогом по УСН (15%) и выбрать ту, при которой налог меньше.

Если будет осуществляться реализация товаров, в том числе оптом (юридическим лицам и ИП по безналичному порядку), а также имеются объективные обстоятельства для дальнейшего роста бизнеса, то имеет смысл использовать основную систему налогообложения.

Все особенности ведения бизнеса в части учета целесообразно обсуждать с бухгалтером, который будет сопровождать компанию.

Управленческий учет

Он отражает все содержание бизнеса: операции, которые как учитываются, так и не учитываются в бухгалтерском и налоговом учете. Имеет огромное значение для молодого бизнеса, поскольку предприниматели допускают большое количество ошибок как умышленных, так и не умышленных. Именно управленческий учет позволяет объективно оценить состояние бизнеса и принять правильные решения.

Программ, которые позволяли бы вести управленческий учет большое количество. Наиболее распространенной является 1С: Управление торговлей. Стоит быть готовым к тому, что понадобится работа программиста, которые внесет соответствующие изменения в базовую версию и настроит программу под потребности и условия ведения конкретного бизнеса.

Складской учет

Каждый бизнес должен в любой момент времени иметь данные об остатках товаров в компании, об отгруженных или полученных товарах в кредит. Данные задачи выполняются с помощью организации складского учета товара и его периодической инвентаризации. В начале организации бизнеса указанные функции могут быть возложены на продавцов или бухгалтера, но по мере разрастания бизнеса придется оптимальным образом выстраивать складской учет на соответствующем уровне. К примеру, периодические инвентаризации могут проводить непосредственно продавцы, а инвентаризации с большим временным интервалом имеет смысл поручить ревизору.

Кассовая дисциплина

Еще одна важная составляющую организации бизнеса, игнорирование которой  может привести к штрафу. К примеру, за не применение контрольно-кассовой техники (далее – ККТ) накладывается штраф от 10 000 рублей до 30 000 рублей.

Повторное неприменение ККТ приводит к более тяжким последствиям, вплоть до дисквалификации должностных лиц, либо до административного приостановления деятельности.

Необходимо иметь в виду, что в настоящее время допустимыми к использованию являются только ККТ, которые передают сведения в налоговую инспекцию в режиме онлайн. Стоит сразу совместить ККТ с программой учета с тем, чтобы любой пробитый кассовый чек приводил к автоматической реализации товара в программе учета. Другими словами имеет смысл автоматизировать бизнес-процесс.

Инкассация выручки

Это совокупность действий, которые необходимо довести до автоматизма один раз, а затем их контролировать. Целесообразно данные действия отразить в положении, которое может иметь наименование: о работе с наличными денежными средствами, о кассовой дисциплине и т.п. В данном случае важна не форма, а содержание.

Важно понимать, что выстраивание механизма инкассирования торговой выручки решает три важных задачи:

- безопасность оборота наличных денежных средств;

- контроль денежных средств;

- соблюдение законодательства, что исключает привлечение к ответственности.

Место осуществления деятельности

Речь может идти о собственном помещении или о получении помещения в аренду. Выбор зависит от возможностей предпринимателя (к примеру, сэкономленные от аренды деньги можно использовать на продвижение магазина или предприятие).

Если отсутствует помещение в собственности, то имеет смысл досконально изучить предложения на рынке аренды и оценить варианты от города (может быть льготная ставка).

Вполне вероятно понадобится ремонт в арендуемом помещении. В этом случае стоит договориться с арендодателем об «арендных каникулах», также стоит детально проработать договор аренды, закрепив технические показатели обслуживания помещения, устранить «подводные камни» арендодателя, поскольку от поведения арендодателя будет зависеть возможность ведения бизнеса на выбранном месте. На этом этапе имеет смысл привлечь юриста.

Бренд

Это нематериальный актив, который оказывает огромное влияние на ведение бизнеса. В его основе лежит товарный знак, который в обязательном порядке необходимо регистрировать в Роспатенте.

Почему бренд шире понятия «товарный знак»? Дело в том, что товарный знак это юридическое понятие. Тогда как бренд представляет собой собирательный термин, характеризующий позиционирование торгового предприятия на рынке. Это и миссия, и философия, и деловая репутация.

Важность данной области обусловливает разработку стратегии продвижения предприятия на рынке, предусматривающую создание благоприятного восприятия бренда у потребителей (покупателей) и поставщиков.

Если для поставщиков достаточно соблюдения платежной дисциплины, то покупателям требуется более значимые показатели. Это не только качество товара, но и качество обслуживания. Покупателю необходимо осознавать свою значимость для продавца.

Другими словами предприятие хорошо зарекомендует себя, если удовлетворит ожидания покупателя. Задачей руководства является установление таких ожиданий и построение системы реализации товара, «закрывающей» такие ожидания. Своего рода работа на предвосхищение.

Необходимо понимать, что обслуживание в торговле играет все большее и большее значение. Сейчас уже недостаточно зарегистрировать торговый знак, открыть магазин и давать рекламу товара. Конкуренция обусловливает необходимость поиска преимуществ, одним из которых является качество обслуживания. Следовательно, бренд должен восприниматься в глазах покупателей в качестве удобного продавца качественного товара. Задачей является установление характеристик такого удобства.

Бизнесмену необходимо осознать возможности, которые предоставляет раскрученный бренд, потенциал которого может дополнительно раскрыться в обслуживании клиентов. Еще в 2004 г. Гарри Беквит, обосновывая значимость сферы услуг,  писал: «… General Electric, в реальности получает 40% своих доходов от оказания различных услуг. Фирма Nike, считающаяся производителем кроссовок, на самом деле не выпускает обувь. Она занимается только ее разработкой, распространением и сбытом. Nike, в первую очередь, оказывает услуги» (книга «Продавая незримое»). Успешное построение бренда позволит получать дополнительный доход.

Отношение к бренду является показателем вовлеченности предпринимателя в торговый бизнес. Работа по построению бренда свидетельствует о продуманном подходе и готовности тратить значительные средства. При грамотном построении бренда он станет  маркетинговым инструментом, позволяющим легко получать прибыль.

Итог

Пожалуй, это наиболее важные моменты, на которые стоит обратить пристальное внимание при организации торгового бизнеса. Безусловно, существует значительное число иных важных элементов, которые требуют внимания, но формат книги ограничивает возможности детального анализа.

Система учета доходов и расходов

Общее представление

На начальных этапах создания бизнеса предприниматели редко задумываются о внедрении обоснованной системы финансового учета и планирования. Непредсказуемость бизнес-процессов часто отодвигает какое либо планирование в сторону, поскольку перед владельцами бизнеса поставлены каждодневные задачи «выживания». Но такая ситуация не может существовать бесконечно, поскольку любой бизнес стремится к стабильности в части получения прибыли.

Периодические кассовые разрывы, провалы в торговле, конфликтные ситуации с поставщиками, сезонность бизнеса и многое другое приводят к необходимости проведения фундаментальной работы по формированию системы учета доходов и расходов. Даже самая плачевная ситуация в бизнесе подлежит цифровому контролю. Только благодаря учету доходов и расходов можно оценивать правильность движения по выходу из кризиса.

Если торговое предприятие небольшое, то система бюджетирования потребует значительных временных и умственных затрат. В этой связи можно ограничиться сметой доходов и расходов, которая будет содержать общие разделы бюджета в усеченной форме, не предусматривающие дополнительные уровни.

Встречающееся мнение о необходимости системы бюджетирования при числе сотрудников предприятия более 50 не может рассматриваться в качестве аксиомы. Торговая компания может адаптировать данную систему под условия своей деятельности, даже если число сотрудников значительно ниже указанного показателя. При этом с одной стороны ее можно сформировать значительно шире традиционной сметы доходов и расходов, а с другой – не внедрять в нее необходимую для бюджета детализацию уровней.

Если же предприятие ставит перед собой цели последующего масштабирования, то система бюджета будет являться качественным средством финансового управления. Но даже внедрение сметы доходов и расходов может осуществляться на основе практических условий построения системы бюджета.

Бюджетирование выполняет крайне важные функции в торговом предприятии, обеспечивая учет, планирование и контроль. В конечном итоге это способ финансового управления. Его особая значимость обусловливает качественное составление и сопровождение бюджета, а также адекватное принятие на его основе решений.

Внедрение системы бюджета на предприятии зависит от стадии его развития и поставленных целей. Очевидно, что стартап с незначительными финансовыми вложениями может довольствоваться сметой доходов и расходов. По мере увеличения оборота используемая смета будет постепенно усложняться путем добавления дополнительных элементов, а также детализации существующих. Следовательно, система бюджетирования приобретет свою актуальность по мере развития предприятия.

Процесс внедрения детализированной системы бюджетирования требует взвешенного подхода и кропотливого анализа, который невозможно предоставить в настоящей книге. Поэтому ориентиром исследования будет являться смета доходов и расходов.

Для каждого предприятия важно осознавать практические условия, которые будут оказывать непосредственное влияние на формирование разделов бюджета. Дефектное внедрение или отсутствие достаточных показателей в управленческом учете приведет к нарушению адекватной связи между данными учета и принимаемыми решениями. С течением времени такая ситуация будет только усугубляться, что может привести к катастрофическим последствиям.

Безусловно, каждое предприятие самостоятельно определяет условия деятельности, на основе которых будет формироваться бюджет. Можно определить наиболее общие, которые необходимо учесть в обязательно порядке.

Практические условия системы учета доходов и расходов

  1. Оборотные активы являются источником каждодневного получения торговой выручки, т.е. результатом основного вида деятельности. Безалаберное отношение к товару приведет к неполучению прибыли со всеми вытекающими последствиями. Следовательно, качественная система учета товара является основой функционирования предприятия и, соответственно, процесса управления через бюджет.

Первое практическое условие -  правильное внедрение системы учета товара.

  1. Поскольку розничная торговля подразумевает оборот наличных денежных средств, то организация и индивидуальный предприниматель обязаны обеспечивать инкассирование выручки, т.е. сдачу денежных средств в банк. Предприниматель должен понимать объем выручки как в наличной, так и в безналичной формах.

Второе практическое условие - внедрение системы инкассации торговой выручки на предприятии.

  1. Любые выплаты сотрудникам или владельцам бизнеса подлежат учету с тем, чтобы контролировать фонд оплаты труда и дивиденды. При этом не имеет значения официально или неофициально они осуществляются. Официальные выплаты отражаются в бухгалтерском учете, а выплаты в неофициальной форме подлежат отражению в системе управленческого учета.

Торговое предприятие должно определиться с построением системы оплаты труда и выплатой дивидендов. Данная система должна предусматривать сбалансированность, что позволит привлекать квалифицированных специалистов, а также будет являться препятствием чрезмерного вывода денежных средств из бизнеса.

Третье практическое условие – построение системы оплаты труда и выплаты дивидендов.

  1. Если рассматривать традиционный торговый бизнес, то основным элементом его построения являются взаимоотношения с поставщиками. От того насколько гармоничными и доверительными будут эти отношения зависит не только стратегическая, но и оперативная деятельность. Условия отсрочки оплаты товара благоприятно скажутся на построении сбалансированного бизнеса.

Четвертое практическое условие – построение системы взаимоотношений с поставщиками.

  1. Формирование доходной части бюджета осуществляется за счет реализации товара, что предусматривает взаимоотношения с покупателями. Для бюджетирования важными показателями являются поступления в наличной и безналичной формах.

Существующие рыночные условия в нашей стране в розничной торговле  благоприятно воспринимают расчет наличными денежными средствами. Наличный расчет может предоставлять определенные привилегии соответствующему торговому предприятию в отношениях с поставщиками.

В системе учета доходов и расходов необходимо предусмотреть спады и подъемы торговли, обусловленные сезонностью. Данное обстоятельство имеет существенное значение, поскольку позволит подготовиться к выплатам поставщикам и сотрудникам, т.е. сделать данный процесс сбалансированным.

При построении системы учета необходимо учитывать просрочку в оплате, а также отказ от нее со стороны покупателей. Такие особенности образуют «разрывы» в бюджете, которые должны оцениваться с учетом необходимости оплаты товара поставщикам, а также оплаты аренды, заработной платы, кредитов и налогов.

Пятое практическое условие – внедрение экономически выгодной системы взаимоотношений с покупателями.

  1. Реализованный товар подлежит налогообложению. Этот постулат на протяжении всей деятельности торгового предприятия будет заставлять владельцев бизнеса думать о поисках снижения налогового бремени.

Внедрение системы бюджетирования требует построения системы реализации товара: совмещение оптовой и розничной торговли. Эти направления могут предусматривать разные системы налогообложения: основная система с НДС, торговый сбор, упрощенная система, ЕНВД.

Шестое практическое условие – построение модели реализации товара, которая может совмещать разные системы налогообложения. Сам по себе учет доходов и расходов должен предусматривать налоговую обязанность предприятия.

  1. Торговое предприятие в своей деятельности часто использует заемные средства: кредиты банков, займы физических и юридических лиц и финансовая помощь от владельцев бизнеса. Их необходимость обусловлена сезонностью торговли, необходимостью увеличения товарного запаса, открытием новых магазинов и т.п.

Что касается займов от владельцев бизнеса, то их отражение в бюджете зависит от усмотрения руководства. Если они носят систематический характер, то имеет смысл их отразить. Это позволит лучше управлять предприятием.

Седьмое практическое условие – учет заемных средств и при необходимости финансовой помощи владельцев бизнеса.

  1. Торговое предприятие несет сопутствующие основному виду деятельности расходы: реклама, маркетинговые исследования, затраты на сервер и его обслуживание, затраты на продвижение и обслуживание сайта, арендные платежи, затраты на доставку товара. В совокупности данные затраты представляют для организации значительную часть, что в обязательном порядке должно приниматься во внимание.

Владельцы бизнеса должны перед запуском понимать предполагаемые дополнительные затраты, чтобы не допускать непредвиденных и необоснованных затрат.

Восьмое практическое условие – определение раздела, который будет отвечать за сопутствующие основной деятельности затраты с установлением их доли по отношению к общим доходам и расходам.

Указанные восемь практических условий не являются исчерпывающими, поскольку окончательный их набор зависит от направлений торговли и особенностей ее осуществления. Были рассмотрены универсальные для любого торгового бизнеса. На базе данных условий будут формироваться разделы бюджета, которые будут предусматривать детализацию элементов деятельности предприятия в виде уровней бюджета.

При этом разделы и уровни системы учета доходов и расходов будут зависеть от факторов осуществления деятельности конкретного предприятия. Формат настоящей книги не позволяет обеспечить их детальное рассмотрение, а поверхностное не будет нести в себе практической пользы.

Взаимоотношения с поставщиками

Крайне важное условие существования торгового бизнеса, даже если имеется собственное производство, поскольку и оно требует поставки сырья и материалов. От качества выстроенных отношений зависят условия поставки, что в период спада может привести к возникновению конкурентного преимущества.

Выбор поставщиков может определяться рядом факторов: эксклюзивность или соответствующий ассортимент товара, индивидуальность условий, поставщик занимает монопольное положение или имеет существенное влияние на рынок, поставщик является официальным дистрибьютором товара, сотрудничество с которым предоставляет льготные условия последующего обслуживания и т.п.

Торговому предприятию перед установлением отношений с поставщиком целесообразно работать в рамках разработанного бизнес-плана, что позволит изначально выбрать обоснованную стратегию поведения. Хаотичная закупка товара, направленная на то, чтобы продать хоть что-то, в перспективе может привести к «топтанию на месте»: предприятие будет торговать универсальным ассортиментом товара.

Безусловно, предпринимательская деятельность осуществляется с целью извлечения прибыли, но продажа огромного перечня товара приведет к «раздуванию» номенклатуры, что усложнит учет товара, контроль денежных средств, а также приведет к  напряженности с продавцами магазина из-за плохих результатов инвентаризации.

Главным определяющим фактором выбора поставщика является реализуемый им товар, поскольку торговое предприятие определяет свою нишу именно исходя из спроса на конкретный товар.

Ассортимент реализуемого товара обусловливает выбор поставщиков, условия сотрудничества с которыми подлежат детальному анализу. Определяющими будут цена, срок оплаты, условия доставки, возможность возврата товара, бонусы с продаж (достижение определенного объема проданного товара).

Если продаже подлежит эксклюзивный товар или товар, приобретаемый у официального дилера, то выбор поставщика не вызывает затруднений.

В случае торговли обычным товаром, то торговое предприятие может выбрать стратегию эксперимента. Приобрести партии товара у разных поставщиков и впоследствии «проверить» поставщиков в разных ситуациях: осуществить возврат или обмен товара, попросить скидки или увеличение бонусов за объем реализованного товара. Важно понимать, что критических ошибок в установлении сотрудничества с поставщиками трудно допустить, поскольку практически все договоры предусматривают возможность возврата товара, что позволит поменять поставщика.

Целесообразно сразу определить основных и дополнительных поставщиков с тем, чтобы в случае отсутствия в конкретный момент времени денежных средств, а также наличия задолженности по оплате ранее отгруженного товара и отказа поставщика в отгрузке товара («стоп-отгрузка»), предприятие смогло приобрести товар на условиях отсрочки у другого поставщика. Безусловно, такой техникой нельзя злоупотреблять, поскольку ситуация может выйти из-под контроля, что приведет либо к разрыву отношений с поставщиками, либо к ухудшению условий.

Можно выбрать иную схему взаимоотношений: в максимальной степени нарастить закупки товара у конкретного поставщика с тем, чтобы получить от него более выгодные условия, в том числе заручиться его поддержкой в периоды спада торговли и отсутствия достаточных денежных средств для оплаты товара.

Конкретная стратегия поведения с поставщиками зависит от многих обстоятельств, которые подлежат учету в конкретный момент времени. Стоит утверждать, что торговое предприятие выявит стратегию поведения в процессе выстраивания деловых связей. В зависимости от развития данных связей будет корректироваться система доходов и расходов предприятия.

Данная система должна предусматривать условия взаимоотношений с поставщиками, т.е. первоначально должна быть заложена сумма планируемых обязательств помесячно. Если бизнес является сезонным, то доверительные отношения с поставщиком позволят без осложнений миновать спады в торговле. Имеет смысл данную особенность предусмотреть в системе учета доходов и расходов с тем, чтобы иметь возможность управлять такими спадами.

Торговое предприятие должно выстроить с каждым поставщиком осознанную модель поведения с тем, чтобы добиться доверительных отношений, которые позволят выстроить долгосрочную стратегию, т.е. осуществить планирование. Хаотичные отношения не позволят предприятию концентрироваться на закреплении позиций в своей нише, поскольку будут периодические «провалы» в товаре из-за просрочек в оплате.

Не стоит забывать о том, что в торговом предприятии работают наемные сотрудники, для которых периодические спады будут свидетельствовать о нестабильности предприятия. Безусловно, такие «шероховатости» можно закрывать бонусами, но это дополнительная нагрузка на бюджет. К тому же сотрудник, работающий исключительно за вознаграждение, будет работать пока получает соответствующее вознаграждение или не найдет себе более предпочтительное место. Будет отсутствовать лояльность коллектива.

Проверка поставщика

Осуществление проверки поставщика на надежность зависит от усмотрения торгового предприятия. Если поставщик представляет собой известный бренд, а отгрузку товара осуществляет на условиях отсрочки оплаты, то проведенная проверка существенного значения не будет иметь. Для общего представления дел у поставщика можно проверить картотеку арбитражных дел.

Такая особенность проверки будет присутствовать в отношениях с любым поставщиком (в том числе с неизвестным брендом), если отгрузка товара сопровождается отсрочкой платежа. Обнаружение после получения товара сомнительных обстоятельств никаким образом негативно не отразиться, поскольку данный ненадежный поставщик может потребовать только оплаты товара.

Иная ситуация складывается, если условия отгрузки предусматривают предоплату, поскольку получив денежные средства поставщик может отказаться от поставки. С таким контрагентом имеет смысл работать, если у основных и проверенных поставщиков отсутствует товар (имеет место эксклюзивность), а также в случае ухудшения взаимоотношений с ними (чего стоит избегать).

Проверка нового поставщика должна строиться на анализе официальных и неофициальных источников. Из официальных можно выделить:

- картотека арбитражных дел (является общефедеральной базой) и картотека суда общей юрисдикции (районный, городской) по месту нахождения поставщика;

- база исполнительных производств и сервисы налоговой;

- газета «Коммерсант» и Федресурс на предмет публикации сообщений о банкротстве;

- база недобросовестных поставщиков.

Безусловно, можно воспользоваться известными системами проверки контрагента, но получение информации из первоисточника исключает ее искажение.

В качестве неофициальных источников используется Интернет: отзывы сотрудников, отзывы о компании и т.д.

Следующий этап является не менее важным, чем установление деловых связей с поставщиком: анализ собранной информации. В особенности, если были обнаружены сведения о поставщике в указанных базах. Данную работу целесообразно поручить юристу, если он имеется в штате, либо работающему на аутсорсинге.

Безмерное доверие к мнению бухгалтера в данном случае не позволит исключить все риски. Просто потому, что человек в силу специфики своей работы не может разбираться во всем. Если речь идет о незначительной сумме по договору, а бухгалтер имеет опыт анализа, то можно поручить осуществить проверку ему.

С целью экономии места возможные результаты анализа с выводами будут представлены в разделе о работе с покупателями.

Подписание договора

Подписать договор руководитель может самостоятельно, либо поручить это  сотруднику, но на основании доверенности. Особых требований законодательство в части доверенности не содержит, поэтому примерный образец можно взять из сети Интернет, но целесообразно разработать свой шаблон.

Встречающийся подход проставления «оригинальной» подписи сотрудником за руководителя имеет место быть при наличии доверительных отношений и до определенной стадии развития бизнеса. К такой практике целесообразно прибегать в крайних случаях, поскольку неподконтрольное подписание документов способно привести к путанице, а также к чрезмерному увеличению обязательств перед поставщиками.

В доверенности обязательно стоит указать максимальную сумму договора, который уполномочено подписать доверенное лицо. Так можно ограничить торговое предприятие от недобросовестных или неосмотрительных действий сотрудника.

Превышение пороговой суммы позволит предприятию не отвечать по обязательствам, что приведет к финансовым требованиям поставщика к этому сотруднику. Конечно, если предприятие своими действиями не подтвердило свой статус в качестве покупателями. Такими действиями могут быть продажа купленного товара следующему покупателю, подтверждение принятия товара в переписке, реагирование на данную поставку после истечения значительного срока с даты оплаты.

Подписывать договор можно с помощью факсимиле, что не всегда является целесообразным, поскольку будет отсутствовать ограничение по сумме, а также затруднительность или невозможность привлечения сотрудника к ответственности в случае его недобросовестных действий.

Торговое предприятие при внедрении документооборота должно предусмотреть ведение реестра договоров. Безусловно, информация может содержаться в соответствующих программах учета, но целесообразно внедрить самостоятельную форму отчета. С целью экономии места особенность внедрения и порядок его ведения будут рассмотрены в разделе «Документооборот».

Партнерские отношения

Как было показано выше, торговое предприятие должно стремиться к установлению доверительных отношений с поставщиками. Такой подход должен проявляться не только на уровне руководства, но и на уровне менеджера. Образцом поведения в данном случае должны стать владельцы бизнеса и руководитель.

На менеджера, который будет работать с поставщиком, возложена ответственная функция по качественному выстраиванию отношений. При этом на их формирование непосредственное влияние будет оказывать стратегия поведения на рынке: чем более осознанной она будет, тем более крепкие связи будут установлены с поставщиком, что позволит установить более выгодные условия. А это уже конкурентное преимущество.

Определенная стадия развития торгового предприятия может привести к  увеличению уровня сотрудничества, позволив осуществлять совместное открытие магазинов. В данном случае целесообразно оперативное руководство оставить за предприятием, мотивировав это опытом в розничных продажах. Поставщик в данном случае будет выступать инвестором, концентрируя в своих руках в максимальной доле стратегическое управление.

Указанное сотрудничество может предусматривать разное сочетание: поставщик предоставляет в полном объеме товар, магазин функционирует под его товарным знаком; поставщику предоставляется значительная часть витрины в лучшем месте; поставщик предоставляет торговую площадь, выставляет свой товар, но устраняется от оперативного управления. Варианты сотрудничества зависят от выбранной стратегии, К примеру, цель продвижения собственного бренда не согласуется с работой под товарным знаком поставщика.

В большинстве своем выбор поставщика обусловлен ассортиментом реализуемого товара. Начинающее торговое предприятие не имеет возможности влиять на условия договора с поставщиками, занимающими доминирующие позиции. Но поскольку такие поставщики имеют дилерские контракты, что позволяет им в определенных случаях эксклюзивно продавать товар и предлагать хорошие цены, то торговое предприятие вынуждено обращаться именно к ним. К тому же это бесперебойный источник поступления товара.

Если речь идет о неизвестном поставщике, то предприятие имеет возможность установить более выгодные условия поставки. В данном случае могут быть риски, связанные с нестабильным положением таких поставщиков и, следовательно, с перебоем в поставке товара.

Торговому предприятию целесообразно действовать в рамках выбранной стратегии, отраженной в бизнес-плане, что позволит установить партнерские отношения с поставщиками на основе доверия. Оно позволит получать более выгодные условия, что обеспечит стабильный рост.

Взаимоотношения с покупателями

Является определяющим условием всего торгового бизнеса. Отсутствие покупателей делает бессмысленной любую деятельность предприятия. Это главный постулат, который должен учитываться абсолютно всеми сотрудниками. Каждодневный труд сотрудников должен осуществляться только с одной целью: получить прибыль.

Безусловно, не стоит доводить ситуацию до абсурда и требовать получения прибыли от юриста или бухгалтера. Их деятельность направлена на предотвращение потери прибыли.

Следовательно, каждый сотрудник должен трудиться на получение прибыли или на не недопущение ее потери. В этой связи огромное значение имеет внутренняя атмосфера в коллективе и грамотная работа руководства.

Особенности взаимоотношений предприятия с покупателями зависят от выбранной модели ведения бизнеса. Если речь идет об оптовой торговли, то в значительном штате сотрудников нет необходимости, поскольку сам владелец может принимать и обрабатывать заказы. В этом случае он может сотрудничать с бухгалтером и юридической фирмой на аутсорсинге.

Сложнее складывается ситуация, если товар реализуется в розницу, в том числе путем совмещения с оптом и торговлей через Интернет. В данном случае необходимы сотрудники: продавцы в рознице, менеджеры по оптовым продажам, менеджер при работе через Интернет, ревизор, водитель. Предприятие может на аутсорсинге сотрудничать с бухгалтером и юридической фирмой.

Категории покупателей

Создавая торговый бизнес, владельцы должны определить для себя «отправные точки» определения спроса: либо это покупатели, либо это ассортимент. Для нового предприятия таким фундаментом целесообразно определить ассортимент, т.е. построение по спросу. Выбор ассортимента по покупателям достаточно рискованно, поскольку они ориентированы на привычный для их восприятия товар.

После анализа рынка на предмет популярности товара (спрос) предприятие может перейти к оценке потенциальных покупателей. Правильное определение категорий поможет грамотно построить рекламную компанию, сэкономив бюджет.

Маркетинговое исследование имеет смысл проводить в случае, если владельцы будущего бизнеса не имеют в нем опыта, а также при значительных финансовых затратах. Если же имеются свободные денежные средства, то такое исследование также имеет смысл провести с целью максимального исключения ошибок.

В целях финансового управления торговому предприятию целесообразно группировать покупателей по выбранным им категориям, которыми могут быть возраст, ценовой диапазон закупаемого товара, юридическое или физическое лицо, специфика деятельности покупателя, если товар закупается юридическим лицом, особые условия покупки, иные.

Данная работа позволит не только осознанно выстроить рекламную кампанию, но и предлагать выгодные условия сотрудничества и приобретать новых клиентов. В конечном итоге будет достигнута главная цель: увеличение прибыли.

Продажа товара в розницу

Торговое предприятие в данном случае может установить свои правила работы, которые могут изменяться в зависимости от требований покупателя.

Очевидно, что продажа товара в розницу может осуществляться в момент передачи товара. В данном случае не должно быть особенных условий, за исключением случаев, основанных на доверии. Такие случаи влекут необходимость соответствующего сопровождения продажи:

- внести в кассу собственные денежные средства;

- не осуществлять реализацию, что приведет к расхождению между фактическим остатком товара и данных складского учета.

Указанное отношение к покупателям позволяет приобрести их доверие, но при значительном количестве таких случаев может привести к проблемам с инвентаризацией, что станет причиной недоверия к продавцам.

Продажа товара в розницу обусловливает необходимость найма продавца. Круг полномочий и обязанностей в части отношений с покупателями определяется работодателем. Примерно он может выглядеть следующим образом:

- продажа товара, что предусматривает передачу покупателю товара и получение наличных денежных средств;

- обязанность соблюдения кассовой дисциплины. В этом случае продавец наделяется функцией кассира, что подразумевает принятие денежных средств с обязательной выдачей кассового чека, открытие и закрытие кассовой смены;

- получение товара от поставщиков. В данном случае продавец должен быть уполномочен доверенностью на принятие материальных ценностей для предприятия;

- решение оперативных задач, связанных с управлением магазином. В данном случае продавец может получать документы, осуществлять незначительные платежи и т.п. Для таких действий также необходима доверенность.

- проведение инвентаризации товара. Периодичность таких инвентаризаций может быть предусмотрена трудовым договором или соответствующим внутренним документом, с которым продавец должен быть ознакомлен под подпись. Помимо самостоятельных инвентаризаций предприятие должно проводить контрольные инвентаризации, результаты которой будут являться основание для привлечения работника к ответственности.

- сдача выручки при инкассировании. Если магазин поставлен на учет как обособленное подразделение, то продавец при получении наличных денежных средств обязан по итогам дня оформлять приходный кассовый ордер. В случае передачи выручки в кассу головной организации продавец оформляет расходный кассовый ордер. Торговое предприятие должно предусмотреть осуществление соответствующих процедур в должностной инструкции продавца.

Поскольку продажу товара, а также инвентаризацию товара осуществляет непосредственно продавец, то целесообразно в трудовой договор включить положения о материальной ответственности за сохранность товара. Механизм привлечения к ответственности и ее границы будут рассмотрены в разделе «Сотрудники».

Стоит также отметить, что реализация товара в Москве или Санкт-Петербурге в розницу предусматривает уплату торгового сбора. При этом предприятие (в том числе, обособленное подразделение) не имеет возможности использовать в указанных городах ЕНВД. В связи со значительным объемом расходов (оплата поставщикам) целесообразно применять общую систему налогообложения.

Продажа товара по безналичному расчету

В связи с тем, что основными покупателями товара по безналичному расчету являются юридические лица, которые могут занимать существенное положение на рынке, то торговое предприятие не имеет такой свободы в продаже товара по сравнению с розницей. Такая особенность приводит к возможной отгрузке с отсрочкой или рассрочкой платежа, что очевидно образует риск неплатежей.

Следовательно, предприятие вынуждено уделить внимание соответствующей проверке покупателя. Источники проверки аналогичны тем, которые используются в отношении поставщиков и которые были указаны в разделе «Поставщики». В настоящем разделе имеет смысл остановиться на возможных выводах, т.е. на показателях подозрительности.

Сервисы налоговой могут позволить установить наличие недостоверности сведений, массовость адреса, актуальные данные о статусе юридического лица или индивидуального предпринимателя (действующие, нахождение в процессе реорганизации,  ликвидации или исключения из ЕГРЮЛ), массовость участника или руководителя, а также наличие задолженности перед бюджетом по уплате налога свыше 1 000 рублей и сдаче отчетности.

Наличие хоть одного показателя свидетельствует о необходимости проявить осмотрительность. С таким покупателем имеет смысл работать на условиях предоплаты, либо отказаться от сотрудничества. Можно прибегнуть к обеспечительным механизмам в виде поручительства физических лиц.

Обнаружение в картотеке судебных дел сведений о делах с участием покупателя в качестве ответчика может свидетельствовать о нарушении им платежной дисциплины, либо о существенных проблемах с денежными средствами. Такой же вывод следует при анализе базы исполнительных производств. В таких случаях отгрузку товара целесообразно осуществлять на условиях предоплаты, либо не работать с ним вообще.

Имеет также смысл проверить указанные источники на предмет обнаружения в них дел и исполнительных производств в отношении участников и руководителя.

Если в процессе анализа картотеки судебных дел, соответствующих разделов Интернет-сайта газеты Коммерсант и Федресурса будут обнаружены сведения о процедурах банкротства покупателя, то с ним имеет смысл работать только на определенных условиях. Во-первых, можно работать только с условием 100% предоплаты. Во-вторых, цены на товар не должны превышать рыночные.

Надо понимать, что совершенную сделку можно будет оспорить в рамках дела о банкротстве покупателя. В этом случае предприятие могут заставить вернуть полученные денежные средства, а в части возврата товара соответствующее требование может быть включено в реестр требований кредиторов.

Продажа товара через интернет

Существенные особенности отсутствуют, поскольку сеть интернет является только способом коммуникации. Непосредственная продажа осуществляется либо в розничном магазине, либо в безналичном порядке.

Подписание договора

Предварительно в договоре необходимо предусмотреть помимо общих положений, характерных для сделок поставки и купли-продажи, условия, позволяющие определить требования к товару на момент отгрузки, «работающую» ответственность, возможные обеспечительные механизмы (поручительство, залог, неустойка, обеспечительный платеж), условия об ответственности за привлечение предприятия к налоговой ответственности в случае уклонения покупателя от обязанностей налогоплательщика (налог на прибыль, НДС).

Перед заключением договора предприятие обязано запросить у покупателя с целью осуществления проверки документы (копии): свидетельство ИНН, свидетельство ОГРН (или лист записи), устав, решение (протокол) и приказ о назначении руководителя на должность, письмо о том, что заключаемая сделка не является для покупателя крупной (если цена договора значительна), или решение об одобрении крупной сделки.

Дополнительно можно запросить бухгалтерский баланс на последнюю отчетную дату с подтверждением его сдачи. В этом случае необходимо понимать, что не каждый покупатель готов будет его предоставить, следовательно, просьба не должна переходить в беспрекословное требование.

Формируя цену, предприятие должно предусмотреть размер НДС (20%), иначе ему придется его самостоятельно выделять из полученной суммы, что может привести к продаже товара по пониженной цене.

Сам договор может подписать руководитель, а также уполномоченное на это доверенностью лицо. Также как с поставщиками для отношений с покупателями в доверенности может быть установлен предел сумм заключаемых договоров уполномоченными лицами. Подписание договора с помощью факсимиле допустимо в исключительных случаях, поскольку возможны недобросовестные действия сотрудников.

В целях контроля предприятие должно вести реестр договоров, включающий разделы аналогичные реестру договоров с поставщиками. Контроль оплаты должен быть сосредоточен в руках бухгалтера и менеджеров.

Отгрузка товара

Предприятие может передать товар на своем складе (магазине) водителю покупателя или водителю транспортной компании, доставить товар собственными силами до покупателя или до транспортной компании, отправить товар почтой.

От способа отгрузки зависит цена договора. Если в договоре указана цена товара и отсутствует стоимость доставки, но имеется договоренность о доставке транспортом предприятия, то затраты на доставку будут считаться включенными в цену договора.

Существенной особенностью использования своего транспорта является медицинский осмотр водителя перед рейсом. Данная задача решается либо путем заключения соглашения с соответствующей медицинской организацией, которая будет обеспечивать данный осмотр, либо с помощью организации самостоятельного медицинского кабинета.

Наиболее экономически целесообразным является заключение с медицинской организацией соглашения, сотрудники которой с посещением предприятия будут проводить осмотр.

Если игнорировать данный осмотр, то предприятие могут оштрафовать. Кроме того, при включении транспортных затрат (топливо, ремонт и т.п.) в расходы проверка их обоснованности со стороны налоговых органов может выявить нарушение законодательства в части освидетельствования. Данное нарушение может привести к выводу о получении необоснованной выгоды с соответствующим доначислением налога, а также взысканием штрафа и пени.

Не редко предприниматели используют свой транспорт без проведения медицинского осмотра. В этом случае предприятие не учитывает расходы при расчете прибыли. Но от привлечения к ответственности это не спасет.

Необходимые документы

Продажа товара в розницу обусловливает необходимость выдачи покупателю  кассового чека. В случае использования ЕНВД кассовый аппарат не требуется, следовательно, достаточно предоставить бланк строгой отчетности. Но в силу менталитета граждан нашей страны кассовый чек в большинстве случаев придется предоставлять. Кроме того, использование при оплате банковских карт (эквайринг) также предусматривает предоставление кассового чека.

В случае осуществления продаж в безналичной форме допустимо использовать товарную накладную и счет-фактуру, либо универсальный передаточный документ (УПД). Кроме того, данные документы должны быть подписаны уполномоченными лицами (руководитель или иное лицо с приложением доверенности).

Необходимо понимать последствия нарушения этого правила. Во-первых, предприятию трудно будет подтвердить факт получения товара покупателем. Во-вторых, предприятие не сможет обосновать «исходящий» НДС.

Принимая во внимание данные особенности должен быть утвержден порядок отгрузки, предусматривающий правильное оформление документов. Механизмом понуждения для менеджеров может являться лишение премии.

Работа с наличностью

Обязательным атрибутом реализации товара является получение наличных денежных средств, оборот которых подчинен требованиям закона. Предприятие должно учитывать не только обязанность передачи наличности в банк, но и установленное  законом ограничение на расчет наличными денежными средствами, а также лимит остатка наличности.

Расчет наличными денежными средствами

Обязательным условием расчета наличностью является предоставление кассового чека (исключается для случаев выдачи бланков строгой отчетности). Важно понимать, что осуществление расчетов банковской картой, через систему  Яндекс.Деньги и WebMoney  требует применение ККТ.

Что касается ограничений на расчет наличностью, то если покупателем выступает гражданин, то они отсутствуют.

В случае приобретения товара юридическим лицом необходимо принимать во внимание действующее ограничение в размере 100 000 рублей, но по одному договору. Следовательно, дробление покупки на договоры, с суммой не более 100 000 рублей каждый, не образует состава правонарушения. Правда стоит отметить, что налоговый орган может совокупность договоров оценить как один, мотивировав поведение контрагентов в качестве искусственного разделения договоров.

Попытка обойти данное ограничение с помощью осуществления расчетов сотрудником юридического лица, который получил деньги под отчет, приведет к привлечению организации к ответственности. Дело в том, гражданин является сотрудником (представителем) организации, т.е. он реализует действия самой организации.

Регулирование наличных расчетов с участием индивидуальных предпринимателей осуществляется таким же образом, как и с участием юридических лиц.

В качестве ответственности за нарушение указанных ограничений устанавливается штраф. При этом срок давности привлечения к ответственности составляет 2 месяца с момента совершения правонарушения.

Инкассирование торговой выручки

Кратко механизм инкассации выглядит следующим образом.

Руководитель своим приказом определяет место для проведения кассовых операций (т.н. касса), а также лицо, уполномоченное на работу с наличными денежными средствами (как правило, таковым является продавец). Стоит иметь в виду, что кассовые операции могут проводиться руководителем. Также руководитель устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе (т.н. лимит остатка наличных денежных средств в кассе).

В случае наличия у компании обособленного подразделения, то инкассация выручки может осуществляться двумя способами: сразу в банк либо в кассу компании. Лимит остатка для обособленного подразделения устанавливается головной организацией. 

При этом, если обособленное подразделение сдает наличные в кассу головной организации, то общий лимит кассы такой организации устанавливается с учетом лимита, утвержденного для этого подразделения. Если подразделение сдает выручку прямо в банк, то лимит устанавливается отдельно для головной организации и отдельно для подразделения. В любом случае копия приказа об утверждении лимита остатка обособленного подразделения должна находиться в этом подразделении.

Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать. Но они могут это сделать по собственной инициативе в целях обеспечения внутреннего контроля за наличными денежными средствами.

Все кассовые операции оформляются приходными кассовыми и расходными кассовыми ордерами, которые могут составляться в бумажном или электронном виде. Это означает, что по окончании рабочего дня составляется приходный кассовый ордер на основании данных по закрытию кассовой смены. Сдача выручки в банк оформляется расходным кассовым ордером.

Аналогичным образом поступает обособленное подразделение. Если инкассация выручки происходит через головную организацию, то обособленное подразделение оформляет расходный кассовый ордер, а головная организация по этой операции – приходный. Порядок передачи денег от обособленного подразделения головной организации  необходимо закрепить в отдельном документе, утверждаемом руководителем.

Кроме того, все организации, которые не являются субъектами малого предпринимательства, ведут кассовые книги в бумажном или электронном виде. Обособленные подразделения передают головной организации копию листа кассовой книги в порядке, установленном организацией с учетом срока составления организацией  бухгалтерской (финансовой) отчетности. Индивидуальные предприниматели, ведущие книги учета доходов и расходов, кассовые документы, а также кассовые книги могут не оформляться.

Все кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром. Кассовые документы обособленного подразделения подписываются уполномоченным лицом (кассир, который может выполнять функции продавца).

Порядок работы с наличными денежными средствами определяет Банк России (на момент написания книги действует Указание Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Лимит остатка наличных денег

В связи с тем, что продажа товара в розницу предусматривает оборот наличных денежных средств, то предприятие должно утвердить лимит остатка наличных денежных средств как в отношении всего юридического лица, так и в отношении обособленного подразделения. При этом необходимо придерживаться установленных правил.

Лимит остатка наличных денег устанавливается торговым предприятием самостоятельно с учетом характера деятельности предприятия. Расчет лимита осуществляется на основе одного из двух показателей: объем поступлений наличности  или объем выдачи наличных денег. При этом ранее существовавшее юридическое лицо лимит рассчитывает по предыдущим показателям, а вновь созданное – по планируемым.

Если обособленное подразделение сдает наличные деньги в банк, то лимит для такого подразделения устанавливается в порядке, предусмотренном для юридического лица (используется формула расчета и соответствующие показатели).

Если обособленное подразделение сдает наличные деньги в кассу юридического лица, то лимит остатка для всего торгового предприятия определяется с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям (т.е. лимит юридического лица суммируется с лимитом обособленных подразделений).

Утвержденный лимит отражается в приказе руководителя, который передается в обособленное подразделение (целесообразно передать надлежащим образом заверенную копию приказа).

Документооборот

Торговое предприятие представляет собой организационную структуру, функционирующую по определенным правилам. Владельцам бизнеса и руководству необходимо добиться баланса между регламентацией процессов и свободой действий сотрудников.

Поскольку именно сотрудники работают «на полях», то связь от них в адрес руководства имеет существенное значение для всего бизнеса. Коллектив является проводником принимаемых решений, а также получателем сигнала от рынка. Данная особенность обусловливает необходимость предоставления сотрудникам инициативы в решении оперативных задач и предложении внесения изменений в существующие процессы.

Предприятию целесообразно соблюдать иерархию принимаемых документов: высшее руководство имеет возможность регламентировать рабочий процесс во всей организации в целом; начальники департаментов регулируют деятельность своего департамента и входящих в них отделов; начальники отделов полномочны решать вопросы своего отдела и т.п.

С целью исключения дублирования регламентированных вопросов на предприятии должны быть приняты инструкции соответствующих должностных лиц, устанавливающие круг полномочий. Дополнительно можно предусмотреть регламент, устанавливающий общий порядок разработки, согласования и внедрения принимаемых документов. Главной задачей является определение баланса между необходимостью регламентации процесса и свободой оперативных действий.

Внедренный документооборот должен предусматривать не только правовые, но и организационные мероприятия управления бизнесом. Предприятие должно добиться соответствующего уровня синергии между ними, но определяющими должны быть организационные.

Совмещение розничной и оптовой торговли обусловливает выстраивание организационных мероприятий по указанным направлениям: продажа, закупка, логистика, учет товара и денежных средств, сотрудники и т.п. В рамках настоящей книги интерес представляет общая методология реализации организационных мер, которые отражаются в форме подготовленных документов.

Любые отношения могут регламентироваться как с помощью принятых документов, так и «по умолчанию». Руководству необходимо добиться от сотрудников соответствующего восприятия и проявления неписанных правил, на что прямым образом оказывает влияние атмосфера в коллективе. Следовательно, большое влияние на реализацию общей стратегии предприятия оказывает работа с коллективом, от которого необходимо добиться высокого уровня вовлеченности и лояльности. Данная задача является элементом обязанности владельцев бизнеса, высшего руководства, руководителей департаментов и начальников отделов.

Выполнение мероприятий необходимо начинать с проработки миссии предприятия. Каждое предприятие индивидуально определяет необходимость ее отражения в соответствующем документе. Главное не в названии документа, а в заложенном в нем смысле. Значение данного документа можно сравнить с ролью понятия «дух закона»: это общее представление об отношениях, которым необходимо руководствоваться в случае пробела в праве. Также и сотрудники свои действия будут проецировать через миссию предприятия.

Управление товарным запасом

Должен быть регламентирован процесс закупки товара, исключающий перезатаривание магазинов, а также ситуации «залеживания» товара и истечения срока годности. Данные результаты достигаются с помощью периодических инвентаризаций, в том числе проводимых по инициативе головной организации. Большинство вопросов должен решать непосредственно продавец.

Торговое предприятие с точки зрения складского учета может функционировать по двум моделям: иметь самостоятельный склад либо использовать в качестве склада торговые точки. Очевидно, что первый вариант более предпочтительный для торгового бизнеса, поскольку позволяет закупать товар по оптовым ценам, постоянно обеспечивать магазины необходимым товарам, предлагать покупателям (розничным и оптовым) необходимый объем товара.

Использование самостоятельного склада в качестве способа управления товарным запасом требует привлечения значительных денежных средств не только на его приобретение или аренду, но и на выплату заработной платы сотрудникам склада, отдела снабжения, водителям, а также затраты на процесс обеспечения системы взаимодействия склада, головной организации и точек продаж.

С целью достижения указанных целей торговое предприятие обязано предусмотреть соответствующие обязанности и полномочия в трудовых договорах и инструкциях продавца, менеджеров, ревизоров, сотрудников склада и отдела снабжения.

Дополнительно можно разработать положение об организации продаж, в котором изложить порядок взаимодействия между розничным магазином, головной организацией (офисом), менеджерами, ревизорами и водителями. Данный документ может предусматривать порядок обработки заказов покупателей, потребностей розничных магазинов, а также механизм реагирования ревизоров на результаты инвентаризации в целях управления товарным запасом. Необходимо заложить систему, позволяющую оперативно управлять товарным запасом предприятия, в том числе обеспечивая его пополнение.

Инвентаризация товара

Связанные с инвентаризацией отношения требуют не только совершения организационных мероприятий, но и принятия соответствующих документов, регламентирующих порядок совершения действий.

Поскольку среди задач инвентаризации выделяются предотвращение утраты имущества и возмещение ущерба, а также совершение действий, препятствующих  претензиям со стороны налоговых органов, то отсутствие или недостаточное регулирование может привести к отрицательным для торгового предприятия результатам.

В зависимости от размеров предприятия целесообразно разработать положение о проведении инвентаризаций, которое может предусматривать периодичность их проведения; характер инвентаризаций (подсчет всего склада/магазина или выборочный по наименованию или группам товаров); порядок проведения инвентаризаций (самостоятельно продавцом или сотрудником головной организации); должность сотрудника, уполномоченного на проведение инвентаризаций; общий порядок обработки проведенной инвентаризации; порядок реагирования на результаты инвентаризации (составление акта, получение объяснений от продавца, сотрудника склада, принятие приказа руководителем, обращение в правоохранительные органы или в суд); другие вопросы.

Положение будет являться своеобразной «дорожной картой», а конкретные полномочия будут отражены в должностных инструкциях и трудовых договорах.

Учет договоров

Заключаемые торговым предприятием договоры целесообразно разделить на группы по направлениям или характеру отношений, среди которых можно выделить три большие группы: поставщики, покупатели и сотрудники. В зависимости от объемов деятельности можно либо сделать еще одну общую группу для остальных (прочие договоры), либо сформировать группы по наиболее значимым направлениям (аренда, реклама, маркетинг, транспорт).

Широкое разнообразие направлений обусловливает концентрацию обязанностей по учету договоров у лица, ответственного за их правовую оценку: юриста. При этом данный учет целесообразно осуществлять дополнительно по отношению к внесенным в общую базу управленческого учета сведениям о договорах. Дело в том, что пользователями общей базы являются бухгалтер и менеджеры. Задачей юриста является выявление и контроль рисков, что обусловливает присущие им параметры учета. Безусловно, можно предусмотреть соответствующие опции в общей базе, но тогда она станет необоснованно тяжеловесной.

В учет (реестр) договоров целесообразно включить следующие разделы:

- поставщик, покупатель и т.п. (ИНН, ОГРН, адрес места нахождения, почтовый адрес) или сотрудник (ФИО, должность, особые условия трудового договора);

- сведения о договоре (предмет, номер, дата заключения, срок действия или дата окончания действия);

- сведения об условиях поставки (предоплата, отсрочка и ее срок, рассрочка),  валюта договора;

- действия, которые необходимо совершить дополнительно по сравнению с традиционными условиями;

- ответственные со стороны поставщика покупателя лица (ФИО, телефон, электронная почта).

Данный реестр в обязательном порядке должен храниться на сервере с обеспечением доступа к нему уполномоченных лиц (руководитель, юрист, бухгалтер, директор по продажам).

Порядок продажи товаров

Принятие данного документа зависит от усмотрения руководства предприятия. Его польза обусловлена формированием «скелета» функционирования всех звеньев предприятия, что позволит довести процесс до автоматизма, а также заложить механизм оперативного реагирования в неоднозначных ситуациях. По сути, документ должен предусматривать механизм взаимодействия структурных элементов предприятия.

Отправной точкой построения такого механизма является отдел продаж, который обеспечивает остальные элементы работой. Директор по продажам должен находиться в тесном взаимодействии с лицами, ответственными за продвижение товара (реклама, продвижение сайта, маркетинг). Данное взаимодействие должно осуществляться в рамках выработанной стратегии.

Следовательно, указанные отношения можно отразить в виде базовых подходов взаимодействия между указанными лицами: руководство совместно с отделом продаж разрабатывает стратегию; директор по продажам при необходимости по установленным критериям формирует группы в рамках отдела продаж и обеспечивает взаимодействие между отделом продаж (группами) и лицами, обеспечивающими продвижение товара. Кроме того, закрепляемый порядок должен предусматривать механизм получения обратной связи в виде отчетов для директора по продажам и  высшего руководства.

В рамках выбранной стратегии продавцы осуществляют продажи, что подразумевает наполнение магазина соответствующим товаром. Внедренный механизм должен предусматривать необходимый уровень взаимодействия между магазином и отделом снабжения (складом), который обеспечивал бы постоянное наличие достаточного ассортимента.

В этой связи положение об организации продаж может содержать: регламентацию максимального размера товара в стоимостном выражении, который может находиться в магазине; условия об обязательном наличии соответствующих брендов с учетом выбранной стратегии; порядок обработки заказов продавцов на завоз товара; порядок обработки заказов покупателей на товар, отсутствующий в магазине или торговом предприятии; порядок подготовки и представления отчетов продавцов (менеджеров) по утвержденным показателям выбранной стратегии; условия о плановом методе управления и порядке определения плановых показателей; положение о премировании.

В связи с тем, что розничная торговля непосредственным образом связана с оборотом наличных денежных средств, то целесообразно общие правила работы с ними отразить в положении об организации продаж. Можно закрепить обязанность по предоставлению кассового чека во всех случаях приема наличности и использования терминала оплаты; должность, ответственную за инкассирование торговой выручки, а также осуществляющее оперативное управление в этой области; памятка на случай осуществления проверки контролирующими органами.

Поскольку товарный запас подлежит управлению, а одним из способов является инвентаризация, то положение может содержать общие условия ее осуществления, в том числе условия привлечения виновных лиц к ответственности. Также оно может регламентировать действия, в случае обнаружения просроченного или испорченного товара.

Необходимость такого общего документа определяется руководством предприятия. Его принятие может быть обусловлено логичностью построения документов: данное положение может регламентировать общие условия, содержание которых в специальных документах приведет последних к трудности восприятия; в свою очередь документы по направлениям должны содержать легкие для восприятия процедурные моменты. Разработка указанных документов по такому принципу приведет к сбалансированной системе документооборота, исключающего дублирование и противоречие регулируемых вопросов.

Сотрудники

Вопрос регулирования отношений имеет существенное значение для торгового предприятия в целом, поскольку абсолютно все действия (компьютерная техника и процессы автоматизации не в счет) совершаются сотрудниками.

Любой предприниматель понимает отличие трудового договора от гражданско-правового. Очевидно, что второй вид более выгоден предприятию, поскольку предоставляет свободу в расторжении договора, а также исключает любые гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (далее – ТК РФ). В этой связи необходимо иметь в виду, что даже если между работником и предприятием заключен гражданско-правовой договор, то суды воспринимают такие отношения в качестве трудовых, что приводит к признанию за работником предусмотренных ТК РФ гарантий, а также к необходимости осуществления соответствующих отчислений за работника.

Предприятие должно выработать политику оплаты труда по отношению ко всем должностям: зарплата юриста и бухгалтера не может определяться по методике формирования дохода менеджеров и руководства. Использование премий в качестве мотивации в повышении производительности обусловливает принятие отдельного документа о премировании.

С учетом должностных обязанностей сотрудников должны быть подготовлены трудовые договоры и должностные инструкции. Также в определенных случаях   подлежат заключению договоры о полной материальной ответственности (к примеру, с продавцами).

На предприятии должны присутствовать документы в области кадрового учета: правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, приказы о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении, личная карточка работника, табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда и другие.

Обработка персональных данных

Практически любое торговое предприятие является оператором персональных данных, что накладывает на руководство обязанность принятия правовых, организационных и технических мер, обеспечивающих их сохранение.

В соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» оператор персональных данных обязан издать документы, которые определяют политику в отношении обработки персональных и устанавливают процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства, а также устранение последствий таких нарушений. Также целесообразно закрепить порядок осуществления внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных законодательству и принятым предприятием документам.

С целью исключения дублирования или противоречия условий обработки целесообразно их предусмотреть в одном документе, который на практике именуется положением о работе с персональными данными. К разработке данного документа необходимо подойти осознанно, поскольку изобилие предусмотренных законодательством общих терминов потребуется трансформировать в легко воспринимаемые каждым сотрудником предприятия понятия.

Работа с персональными данными будет рассмотрена в соответствующем разделе книги.

Защита коммерческой тайны

Торговое предприятие может обладать сведениями, распространение которых способно негативным образом отразиться на положении на рынке, вплоть до полной его утраты. При этом данные сведения могут привести не только к их использованию конкурентами, но и стать причиной умаления деловой репутации, а в определенных случаях побудить контролирующие органы к проверкам предприятия.

Перечень таких сведений достаточно широк, что позволяет не только отразить  соответствующие условия в трудовом договоре с сотрудником и должностной инструкции, но и подписать договор о неразглашении коммерческой тайны, который дополнить обязательством конкретного сотрудника о неразглашении коммерческой тайны. Общие условия обеспечения защиты, в том числе возможные условия и уровни допуска необходимо отразить в положении о защите коммерческой тайны. Указанная иерархия позволит создать систему защиты важной для предприятия информации.

В связи с особой значимостью вопрос защиты коммерческой тайны будет рассмотрен в отдельном разделе.

Налоговый учет

Поскольку данный учет имеет отношение к отчетности, то другие утвержденные документы частично могут затрагивать вопросы бухгалтерского учета: работа с наличными денежными средствами, обработка товарных накладных, инвентаризация и т.п. В этой связи важно соблюсти непротиворечивость указанных документов.

Имеет смысл остановиться на документе, являющимся обязательным к принятию,  но который многие предприятия не утверждают. Речь идет об учетной политике.

В соответствии со ст. 313 Налогового кодекса РФ порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике, которая утверждается  соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. В связи со значительной активностью налоговых органов предприятие должно осознанно подойти к разработке и утверждению указанного документа.

При формировании учетной политики необходимо утвердить следующие документы:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета;

- формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

- способы оценки активов и обязательств;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля за хозяйственными операциями;

- другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Указанный перечень документов является общеприменительным на практике, несмотря на регулирование данного вопроса конкретным нормативным актом, следовательно, предприятие может утверждать данные документы по умолчанию.

С целью разумности регулирования деятельности предприятия руководство должно осознанно подойти к разработке таких документов, максимально сгруппировав необходимые для регламентации вопросы.

Вывод

Были рассмотрены основные блоки, которые требуют разработки и принятия соответствующих документов. Предприятие само устанавливает для себя уровень регламентации, который определяется стадией развития бизнеса: чем крупней бизнес, тем более регламентирован должен он быть.

Практическое наблюдение приводит к выводу, что владельцы бизнеса и руководство не уделяют должного внимания данному процессу, не считая его важным. Проблемой такого подхода является чрезмерный уровень погружения в рутинные процессы, что отвлекает от решения стратегических задач.

Появившееся в последнее время мнение о низкой эффективности стратегического планирования (по сравнению с тактическим), не способно оправдать поведение первых лиц компании в игнорировании внедрения системы документооборота. Дело в том, что между каждодневным решением рутинных вопросов и решением тактических задач нельзя поставить знак равенства. Внедрение системы документооборота, как раз, направлено на устранение рутинной работы с помощью ее закрепления за ответственными лицами.

Инвентаризация

Крайне важный элемент в работе торгового предприятия, решающий большое число задач, среди которых можно выделить:

- предотвращение хищения имущества сотрудниками предприятия;

- привлечение к ответственности сотрудников, в отношении которых установлены факты и доказана виновность в утрате имущества;

- возмещение имущественных потерь в случае утраты имущества;

- актуализация товарного запаса путем сопоставления фактических данных и бухгалтерского учета;

- исключение требований налоговых органов, обусловленных искажением бухгалтерской отчетности, которая может возникнуть в случае расхождения данных  бухгалтерского учета и фактических данных;

- использование действительных данных при ведении закупочной политики предприятия;

- получение информации, имеющей значение для финансового управления.

Достаточно сложным вопросом для торгового предприятия является определение оптимальной системы инвентаризации товара. При этом, чем больше предприятие, тем сложней будет система.

Если в составе предприятия помимо головной организации имеется незначительное число торговых точек, то оно может ограничиться одной штатной единицей в виде ревизора, либо выполняющего его функции бухгалтера. При этом второй вариант имеет смысл использовать в случае финансовых затруднений.

При наличии отдельного склада необходимо в состав штата сотрудников оформлять лицо, которое будет заниматься только учетом товара. В зависимости от количества торговых точек стоит задуматься об инвентаризационной комиссии. В этом случае потребуется более высокий уровень регламентации процесса инвентаризации, поскольку в состав таких комиссий в соответствии с законодательством включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Поскольку наиболее сложным с точки зрения подсчета товарного остатка является розничный магазин, то целесообразно остановиться на проведении инвентаризации торговой точки и рассмотреть данный процесс подробней. При этом рассмотрению подлежит подсчет товара по инициативе головной организации.

Уполномоченное лицо (назовем его ревизор) с учетом отраженной в положении периодичности, подготавливает бланк инвентаризаций (разного рода программы учета позволяют это сделать в автоматическом режиме). Целесообразно данный бланк подготавливать с учетом отражения в нем остатков по учету с тем, чтобы стараться на месте решать спорные вопросы.

К соответствующей дате продавец обязан внести все данные в базу учета (продажи, завозы товара, перемещение товара в другой магазин, продажа товара с отсрочкой платежа). Порядок подготовки к инвентаризации можно найти в подзаконных актах.

Необходимо определиться со временем начала инвентаризации: утро или вечер текущего дня (зависит от объемов товарного остатка и интенсивности торговли).

Подсчет товара в режиме открытого или закрытого магазина зависит от позиции руководства и полномочий ревизора. В таких ситуациях имеет смысл на время инвентаризации использовать подменного продавца.

Сам по себе подсчет товара не составляет затруднений. Особое внимание необходимо уделить реализованному товару, за который не была получена оплата. В количественный состав данный товар не целесообразно записывать, поскольку  появится путаница. Следовательно, в бланке инвентаризации необходимо предусмотреть отдельный раздел для такого товара. Если такие случаи единичны, то достаточно его отразить от руки. В случае систематической реализации товара в кредит необходимо предусмотреть такой раздел в бланке инвентаризации, что является работой для программиста.

Необходимо обратить пристальное внимание на частые случаи продажи товара в кредит. В случае общей практики для такого бизнеса руководству необходимо предусмотреть механизм, снижающий такие случаи. Если они являются причиной отрицательных результатов инвентаризации, то можно стимулировать оплату дополнительными программами лояльности. Поскольку продажа товара в таких случаях осуществляется постоянным покупателям, то данные мероприятия позволят приобрести дополнительное доверие.

В случае постоянного обнаружения в результате инвентаризации фактов продажи товаров с отсрочкой платежа имеет смысл ограничить объем такого способа продаж. В зависимости от установленных обстоятельств более целесообразным может являться полный запрет на такие продажи, поскольку продавец может реализовывать товар к собственно выгоде, т.е. деньги за проданный товар забирать себе, отражая в учете продажу с отсрочкой.

Результаты инвентаризации

Основной вопрос заключается в том, что делать с полученными результатами инвентаризациями. Ответы можно найти в законодательстве.

Расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

- излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты;

- суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу, которая  устанавливается предприятием самостоятельно;

- при порче запасов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.

При этом недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если имела место быть пересортица, то продавцы представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Возмещение ущерба с сотрудника

Достаточно сложный для восприятия пласт отношений в силу направленности законодательства на защиту прав работников и надлежащего порядка оформления утраты и недостачи.

Обязательным условием взыскания убытков в полном объеме является заключенный с работником договор о полном материальной ответственности. Такое условие целесообразно отразить как в самостоятельном договоре, так и соответствующим образом продублировать в положении о проведении инвентаризации и должностной инструкции.

Важным условием привлечения к полной материальной ответственности является принятие продавцом вверенного ему товара, что может вызывать на практике трудности подтверждения. При этом его отсутствие лишает работодателя возможности взыскать полный материальный ущерб.

Торговое предприятие в случае приема продавца на работу должно провести инвентаризацию товара, расположенного в магазине, составить акт приема-передачи данного товара под ответственность продавца, отразить соответствующие действия в договоре о полной материальной ответственности. При этом в данном договоре должны быть подробно изложены принятые работодателем меры, обеспечивающие сохранность товара, а также порядок определения размера ущерба и привлечения к ответственности.

Взыскание ущерба возможно только в случае его подтверждения установленным законом способом: по результатам инвентаризации составляется акт об утрате или недостачи имущества. В обязательном порядке необходимо потребовать пояснения от продавца. Если он отказывается их предоставить, то составляет соответствующий акт.

В случае обоснованности вывода о вине продавца работодатель издает приказ, на основании которого взыскивается ущерб. Если он не превышает средний месячный заработок и работник готов его возместить в добровольном порядке, то выплата осуществляется во внесудебном порядке за счет заработной платы. Необходимое для взыскания ущерба распоряжение работодатель может принять не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба

В случае превышения указанного размера, несогласия продавца на добровольное погашение, а также истечения месячного срока на принятие распоряжения предприятие вынуждено будет обратиться в суд.

Работодатель обязан будет доказать в суде: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.

При недоказанности работодателем хотя бы одного из перечисленных обстоятельств материальная ответственность работника исключается. Стоит также иметь в виду то, что срок исковой давности по таким требованиям составляет один год с момента обнаружения недостачи.

Предприятие должно иметь в виду, что за утрату товарного запаса или денежных средств (иных материальных ценностей) в случае установления квалифицирующих признаков предусмотрена уголовная ответственность (к примеру, хищение или мошенничество). В этом случае необходимо будет обратиться с соответствующим заявлением в правоохранительные органы.

Защита коммерческой тайны

В соответствии с Федеральным законом «О коммерческой тайне» предприятие самостоятельно определяет информацию, которая будет признаваться конфиденциальной. Обязательным условием ее охраны является внедрение режима коммерческой тайны, который считается установленным в случае принятия соответствующих мер:

- определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

- ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

- учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

- регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

- нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации, т.е. торгового предприятия.

Указанный перечень мер имеет правовой и организационный характер. Дополнительно могут быть внедрены технические меры в виде ограничения доступа к документам на сервере, установления паролей и т.п.

На практике можно встретить установление режима коммерческой тайны в отношении следующих сведений:

- данные о поставщиках, клиентах, партнерах по бизнесу;

- информация об условиях заключенных договоров и о потенциальных сделках;

- информация о ходе переговоров с контрагентами;

- калькуляция издержек предприятия, структура цен и ценообразования, уровень прибыли и рентабельности деятельности предприятия, иная информация бухгалтерского учета и отчетности;

- финансовая информация о структуре себестоимости;

- сведения о размерах, видах и условиях кредитов;

- информация из управленческой отчетности;

- стратегические и операционные планы, бюджеты, инвестиционные проекты, маркетинговые исследования, рекламные кампании;

- информация о незапатентованных изобретениях;

- информация о планируемых разработках или модернизациях;

- информация о видах и состоянии используемого программного обеспечения;

- информация, позволяющая получить доступ к программному обеспечению и компьютерной технике;

- сведения о системах внутренней безопасности и охраны;

- сведения о порядке и датах внутренних проверок;

- сведения о результатах совещаний;

- сведения о заработной плате сотрудников;

- информация о методах управления;

- деловая переписка.

Предприятие должно также включить соответствующие положения в трудовой договор, обязательство о неразглашении коммерческой тайны, а также договор о сохранении коммерческой тайны. При этом обязательство необходимо оформлять перед приемом на работу, а также в случае увеличения охраняемых сведений и расширения доступа сотрудника к таким сведениям.

Положительным моментом такого обязательства является его односторонний характер, что исключает фактор влияния работодателя. В случае с договором о неразглашении работодатель формирует условия его заключения.

Внедрение системы контроля и управления доступом (общеупотребительный термин – СКУД) зависит от размеров предприятия. Очевидно, что небольшое число сотрудников не могут стать причиной выделения значительных трудовых ресурсов и денежных средств на заработную плату и техническое оснащение. Но торговое предприятие может внедрить основные элементы системы, адаптировав под потребности бизнеса.

Такая система позволит решить следующие задачи:

- ограничение доступа к сведениям неуполномоченных лиц;

- идентификация лиц, осуществивших доступ, а также попытки доступа;

- учет рабочего времени;

- расчет заработной платы.

По мере развития предприятие может внедрить уровни допуска по должностям сотрудников, что позволит дозировано предоставлять сведения по функционалу сотрудников (водитель не должен обладать сведениями, к которым имеет доступ директор по продажам). Но к разработке такой системы необходимо подходить при соответствующем уровне развития предприятия и четко осознавая ее необходимость.

На начальном этапе целесообразно разделить сведения по отделам предприятия, установив точки их соприкосновения. Руководитель должен обладать всей полнотой информации; бухгалтер имеет доступ к финансовому сектору и товарному запасу; директор по продажам имеет возможность получать сведения о товарном запасе, финансовых показателях предприятия и заработной плате отдела продаж; продавцу розничного магазина достаточно быть знакомым с товарным запасом, финансовыми показателями своего магазина и своей заработной плате; водитель наделяется только сведениями о своей заработной плате и клиентах, в адрес которых осуществляется доставка товара.

Очевидным образом возникает вопрос возможности привлечения к ответственности сотрудника, разгласившего коммерческую тайну. Сразу стоит отметить, что сделать это крайне затруднительно, поскольку очень сложно подтвердить.

Даже если получится доказать, что сотрудник передал коммерческие секреты  конкурентам, то работодатель столкнется со сложностями при взыскании ущерба в гражданском судопроизводстве: разговор об упущенной выгоде недопустим. Обосновать прямой действительный ущерб также проблематично с точки зрения его подсчета. Сделаем вывод, что в общегражданском разбирательстве взыскать убытки с сотрудника вряд ли получится.

Следовательно, наиболее вероятным является увольнение сотрудника, что не будет являться утешением для предприятия, которое может потерять конкурентное преимущество, а то и вовсе лишиться места на рынке.

Выходом в такой ситуации является привлечение сотрудника к уголовной ответственности по статье 183 Уголовного кодекса РФ, что позволит взыскать до одного миллиона пятисот тысяч рублей. Возможное наказание в виде лишения свободы будет дополнительным стимулом к неразглашению коммерческой тайны.

Поскольку разглашение сведений, в отношении которых установлен режим коммерческой тайны, может привести к существенным негативным последствиям, то торговое предприятие должно внедрить комплекс организационных и технических мер, а также разработать систему правовых мер. Указанные меры должны не только предотвращать разглашение сведений, но и позволять фиксировать их разглашение.

Работа с персональными данными

Очень популярная в последнее время тема, которая все больше и больше обращает на себя внимание. Периодически в новостях можно услышать, что в общий доступ поступают персональные данные большого числа россиян. Уделяемое этому внимание обусловлено положениями законодательства, которые возлагают на операторов персональных данных соответствующие обязанности. Очевидным образом возникает вопрос: а торговое предприятие является таким оператором? В большинстве случаев да.

Владельцы бизнеса и руководство торгового предприятия могут «сломать голову» в информационном потоке, сопровождающим обработку персональных данных. И неспроста, поскольку законодательство в этой области изобилует общими понятиями и категориями, которые трудно применять на практике. Есть иностранные слова, к примеру, GDPR. И есть специальный орган, обеспечивающий соответствие деятельности физических и юридических лиц законодательству (Роскомнадзор). Чтобы не забивать голову лишней информацией, необходимо выделить главное.

Для начала можно определиться с GDPR. Под данным термином понимается общий регламент по защите персональных данных Европейского союза (англ. General Data Protection Regulation). Что касается российских компаний, то он затрагивает тех из них, которые хоть какое-нибудь имеют отношение к ЕС, к примеру, сотрудничают с физическими и юридическими лицами, местонахождение которых ЕС; российские компании имеют филиалы и представительства в ЕС.

Для экономии места рассмотрим торговое предприятие, осуществляющее деятельность внутри российского рынка, что исключает применение данного регламента.

Второй важный вопрос заключается в статусе оператора персональных данных. Данный статус обязывает предприятие уведомлять Роскомнадзор перед началом обработки персональных данных. Такая обязанность, к примеру, возникает в случае передачи предприятием персональных данных в банк при оформлении зарплатного проекта или при осуществлении сбора данных на сайте предприятия (к примеру, в интернет-магазине).

Если предприятие получает персональные данные от сотрудников или от контрагентов в рамках исполнения договорных обязательств, но не передает их третьим лицам, то уведомлять Роскомнадзор нет необходимости. Ответственностью за нарушение данной обязанности является штраф, максимальный размер которого предусмотрен для юридических лиц (до 5 000 рублей).

Юридических лиц, которые являются операторами, закон обязывает назначать лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных. Многие положения закона статистическому предпринимателю трудно представить на практике, поэтому статус данного лица может показаться странным. В этой связи потребуется адаптация под конкретный бизнес.

Во-первых, руководитель может назначить ответственным лицом абсолютно любого сотрудника. Данное обстоятельство достаточно отразить в приказе. Следовательно, выделять отдельную штатную единицу не имеет смысла.

Во-вторых, его функционал можно отразить в общих очертаниях, сконцентрировавшись на контроле соблюдения предприятием законодательства.

Дабы не утруждать читателей изучением закона о персональных данных можно сформулировать основные выводы, которые позволят внедрить необходимые меры.

При получении персональных данных необходимо оформлять согласие на их обработку. При любой передаче данных третьим лицам потребуется уведомлять Роскомнадзор. Все сотрудники должны быть поставлены в известность о внедренных на предприятии принципах обработки персональных данных путем ознакомления их с соответствующим положением. С целью соблюдения закона необходимо назначить уполномоченное на контроль лицо.

Поскольку закон обязывает внедрять организационные, технические и правовые меры, обеспечивающие сохранение персональных данных, то указанные меры могут  являться общей системой защиты информации, которая внедряется в целях защиты коммерческой тайны. Если в технической части имеются готовые решения, которые достаточно адаптировать под соответствующую модель бизнеса, то организационные и правовые требуют значительных трудовых ресурсов.

Дело в том, что при разработке необходимо будет принять во внимание особенности ведения бизнеса, которые потребуется сопоставить с законом, что позволит внедрить адаптированную правовую модель. Хорошо с такой работой справятся внешние консультанты, которым не стоит раскрывать секреты (они им и не нужны). Торговое предприятие подписывает с такими лицами договор о неразглашении коммерческой тайны, предусматривая ответственность. Более того, соответствующие консультанты абсолютно не заинтересованы в раскрытии секретов предприятия, поскольку они пострадают не только финансово, но и репутационно.

Стоит пару слов сказать об ответственности, которая может быть административной, уголовной, гражданско-правовой и дисциплинарной.

Уголовная и дисциплинарная (увольнение, а также замечание или выговор)  применяется только к сотрудникам, т.е. физическим лицам. Другие виды ответственности могут применяться как к сотрудникам, так и к предприятию. Поскольку уголовная ответственность имеет крайне ограниченный спектр применения, то не имеет смысла ее подробно рассматривать, а достаточно указать, что речь может идти о частной жизни граждан.

Наиболее распространенной является административная ответственность, инициатором привлечения к которой является Роскомнадзор. О возможном круге ответственности говорит, к примеру, штраф за невыполнение оператором обязанности по опубликованию или обеспечению иным образом неограниченного доступа к политике обработки персональных данных, не говоря о несанкционированном их распространении.

Управление предприятием

Владельцы бизнеса и руководство должны выстроить делегированную систему управления, которая позволит исключить дублирование функций и обеспечит своевременное выполнение задач. Система управления, при которой сотрудники занимаются всем подряд, недопустима.

Еще в далеком 2001 году Morgan Stanley среди ключевых факторов успеха в розничной торговле в своем исследовании выделил: оптимальный формат; качественную инфраструктуру и технологии, эффективные операции; дисциплинированный, гибкий и инновационный менеджмент. Указанные показатели  являются элементами управления, внедрение которых позволит создать рабочий бизнес-механизм.

Структура управления

Предприятие должно ориентироваться на выстраивание структуры управления с самого начала своего создания. Если на начальном этапе бизнес может допустить определенную хаотичность в управлении, то увеличение штата сотрудников и становление устойчивых деловых отношений с контрагентами приводит к необходимости контроля соответствующих процессов.

В начале своей деятельности руководству целесообразно выбрать авторитарный стиль управления, предусматривающий жесткий контроль бизнес-процессов и сотрудников. Количество уровней управления зависит от размеров предприятия,  соответственно будет предусмотрена система делегирования. При этом значительный объем контроля будет сосредоточен в руках владельцев бизнеса. Такой стиль управления имеет свои преимущества в кризисные периоды, а также во время осуществления прорыва.

Переход к демократическому стилю управления допустим при устойчивом развитии предприятия, в отсутствие острой конкурентной войны. Ему присущи доверие, значительное информирование сотрудников и высокая степень делегирования. Данный подход допускает инициатива сотрудников. В коллективе приветствуется самодисциплина, сознательность, ответственность и поощрение.

Вне зависимости от выбранного стиля управления на предприятии должны быть выделены подсистемы управления (отделы, блоки и т.п.): персонал; стратегическое и текущее управление; планирование; продажи; маркетинг; финансы; инвестиции.

Непосредственно структура управления определяется с учетом особенностей процесса продаж и организационной структуры торгового предприятия (один большой магазин, наличие обособленных подразделений, использование интернет-магазина и т.п.). Формализуя процесс управления, предприятию целесообразно ориентироваться на  традиционные структуры (линейная, функциональная и линейно-функциональная). При этом, предприятие не должно ограничивать себя жесткими рамками, поскольку практика осуществления деятельности внесет свои собственные коррективы.

Руководству достаточно понимать особенности проверенных практикой структур, а также понимать сильные и слабые стороны.

Для начинающего бизнеса оптимальной является линейная структура управления. Она позволяет осуществить быструю реакцию низших звеньев на указания вышестоящих, обеспечивая четкую систему единоначалия. Руководитель сосредотачивает в своих руках руководство либо всеми, либо основными процессами. Делегирование функций осуществляется под контролем руководителя, что обеспечивает  высокий уровень взаимозависимости между отделами и подразделениями.

Недостатки данной системы будут остро проявляться при масштабировании бизнеса, среди которых можно выделить: снижение оперативности принятия решений;  уменьшение гибкости предприятия с учетом изменения экономической ситуации;  высокая нагрузка на высшее руководство.

Указанные недостатки обусловливают необходимость адаптации данной структуры  к условиям ведения бизнеса: требуется сглаживание жестких границ, что позволит добиться оптимального уровня делегирования.

По мере усложнения процесса продажи предприятие может трансформировать механизм управления, закрепив в основе функциональную структуру. Она характерна для средних предприятий. Особенностью является делегирование управленческих функций по направлениям: сотрудники, финансы, маркетинг, производство, снабжение, логистика и т.д.

Такую структуру имеет смысл внедрять в торговом предприятии при наличии устойчивых связей с поставщиками и покупателями. Она позволяет накопить предприятию потенциал для возможного прорыва. Деление предприятия на самостоятельные элементы позволяет концентрироваться на отдельных целях. Задачей высшего руководства является координация таких целей между подразделениями.

Среди недостатков стоит выделить: недостаточную координацию действий подразделений; отсутствие ответственности руководителей подразделений за конечный результат работы предприятия; низкую скорость принятия управленческих решений.

Предприятие может совмещать указанные механизмы управления путем внедрения линейно-функциональной структуры. В этом случае процесс управления осуществляется по основным функциям, закрепленным за соответствующими отделами.

Линейно-функциональная структура управления допустима в условиях стабильного развития предприятия, отсутствия необходимости осуществления организационных изменений, а также при выполнении многократно повторяющихся операций.

Данная структура для начинающего бизнеса в чистом виде не подойдет, поскольку лишает оперативности принимаемых решений, а также требует значительного управленческого штата. Имеет смысл использовать общий принцип построения структуры управления (сверху вниз) совмещая его с единоначалием у высшего руководства.

В чистом виде указанные структуры управления, как правило, не используются. Предприятия стремятся их комбинировать, адаптируя под рынок с учетом стратегии своего развития. На использование соответствующей структуры оказывают влияние потребительский рынок, взаимоотношения с государственными органами (в первую очередь с налоговыми органами), общие экономические условия в отрасли, уровень конкуренции и т.п.

В любом случае предприятие не должно ограничивать себя рамками организационных структур. Практика их использования может привести к внедрению абсолютно самостоятельной структуры, характерной исключительно для конкретного предприятия.

Типы управленческих технологий

На начальном этапе функционирования торгового предприятия имеет смысл использовать такие технологии, как управление путем постоянных проверок и указаний, совмещая его с управлением по целям. Благодаря им можно в короткие сроки достичь желаемого результата.

После закрепления бизнес-процесса предприятие может перейти к частичному делегированию полномочий, используя соответствующую технологию. В основе системы мотивации сотрудников можно заложить технологию управления на базе потребностей и интересов.

Стабильный этап развития предприятия может потребовать поиска новых решений, корректировки стратегии развития. В данном случае допустимо использовать управление путем предварительного сообщения правил принятия решений и управление путем контроля отклонений и вмешатель­ства в исключительных случаях. Такие технологии можно использовать на отдельных участках, в том числе в рамках разработки перспективного проекта.

Автоматизация управления

Активная деятельность торгового предприятия обусловливает необходимость стандартизации процессов, внедрения их в заранее выстроенные алгоритмы. Одним из способов реализации поставленных целей является автоматизация управления торговым предприятием, уровень которой зависит от поставленных задач.

В общем виде предприятию необходимо обеспечить устойчивую взаимосвязь между головным офисом, торговыми точками, поставщиками и покупателями. В эти отношения должны быть включены соответствующие блоки, обеспечивающие движение товара и денежных средств.

Поступление, отгрузка и перемещение товара между точками должны отражаться в базе учета. Распознование товара целесообразно осуществлять по штрих-коду, что обусловливает первоначальное внесение в базу необходимой номенклатуры. Изменение ассортимента товара приводит к изменению номенклатуры, которое должно осуществляться централизовано или в заранее заданном порядке. Главное - исключить дублирование.

Продажа товара в розницу предусматривает использование он-лайн касс, что подразумевает оборот наличных денежных средств, передачу выручки в банк, а также от точек в головной офис. Указанное движение должно отражаться в базе учета. Система учета товара и денежных средств должна обеспечивать объективную инвентаризацию товара в любой момент времени.

На рынке имеется большое число готовых решений. Руководству торгового предприятия достаточно определить цели, которые необходимо достичь. Условия ведения бизнеса потребуют определенной корректировки внедренных решений, что обусловливает сопровождение базы учета. Поэтому необходимо заранее найти соответствующего специалиста.

Корпоративная культура

Абсолютно любой коллектив предусматривает наличие внутренней атмосферы. От того насколько качественно она будет выстроена зависит реализация принимаемых высшим руководством решений. Недоверие, высокомерие управленцев, озлобленность, наглость друг к другу является причиной саботажа решений. В этой связи огромную роль играет функция управления коллективом.

Предприятие должно обеспечить выстраивание четкой стратегии позиционирования на рынке. Требуется идентификация предприятия в торговом бизнесе, что позволит сотрудникам чувствовать свою значимость для предприятия. Это будет дополнительным рычагом мотивации. В конечном итоге выстраивание долгосрочных перспектив приводит к необходимости поиска соответствующих им методов выполнения задач.

Руководство должно понимать неоспоримую истину: как только у сотрудника появляется много свободного времени, то он начинает размышлять о своей исключительности, которая позволяет выполнять задачи быстрее всех, что требует перехода на другой этап развития (к другому работодателю), либо о том, что для него нет работы (опять же с последующим переходом к другому работодателю).

Задачей руководства является внедрение стратегии, предусматривающей комплексное развитие предприятия. В этой связи имеет огромное значение выбранная структура управления, которая позволит эффективно реализовывать направляемые сверху вниз мероприятия. Необходимо обеспечить качественную связь между звеньями управления, поэтому предприятие должно выбрать элементы, характерные для линейной структуры управления.

Качественным элементом корпоративной культуры является частичное делегирование управленческих полномочий всему коллективу с учетом поставленных задач. Проявляя принцип местного управления, руководство подразделениями может предоставлять возможность сотрудникам данного подразделения проявлять инициативу в управлении: вносить предложения по миссии или стратегии развития подразделения, обращать внимание на ошибки и неточности и т.п.

Такой стиль управления сотрудники примут с удовольствием, поскольку это увеличит их значимость, позволит самостоятельно создать более благоприятные условия труда, а также будет способствовать их карьерному продвижению.

Можно обозначить наиболее важные элементы корпоративной культуры, которым стоит уделить особое внимание: понимание среди сотрудников позиционирования предприятия на рынке; ценности, традиции, нормы поведения и корпоративный стиль в предприятии; взаимоотношения между сотрудниками, а также между руководством и подчиненными.

Построение отношений с сотрудниками только на одной денежной мотивации чревато последующими проблемами в виде возросших ожиданий или периодами спада торговли. По данной причине руководству необходимо заботиться, в том числе о нематериальной заинтересованности сотрудников. Данную задачу можно решить с помощью внедрения корпоративной культуры.

Трудное решение для владельцев бизнеса

Крайне сложным для владельцев торгового предприятия будет осознание того, что достижение наивысшего результата потребует разделение управленческой и неуправленческой работы. Создатели бизнеса рассматривают предприятие в качестве своего детища, что не позволяет им устраниться от тотального контроля. Но это необходимо будет сделать, в первую очередь, к выгоде самого бизнеса. На данном этапе приобретают особую актуальность структуры и технологии управления. Очень большую помощь окажет внедренная корпоративная культура.

Отношения с государственными органами

Весьма актуальная в нашей стране тема по причине особого внимания  административного блока к бизнесу. Безусловно, сотрудники государственных органов выполняют крайне важную задачу, обеспечивая поступление денежных средств в бюджет, защищая права потребителей, и в целом заботясь о соблюдении торговыми предприятиями законодательства.

Предприятие должно функционировать как единый механизм, в котором сотрудники соблюдают установленные правила. В этой связи имеет смысл разработать соответствующие инструкции, которые позволят любому сотруднику не растеряться при общении с контролирующими лицами, что исключит совершение существенных ошибок.

Имеет смысл подробней рассмотреть особенности складывающихся отношений при осуществлении проверок, инициатором которых является Федеральная налоговая службу (далее – ФНС), как наиболее активный в этой части орган.

Руководство должно обеспечить сотрудников необходимым алгоритмом поведения, который будет учитывать характер проводимых мероприятий, права и обязанности сотрудника, а также возможные варианты поведения.

В части ФНС можно говорить о проверке контрольно-кассовой техники (далее – ККТ) и выездной налоговой проверки. Арсенал возможностей сотрудников ФНС зависит от вида проверки, под которые формируются соответствующие разделы инструкции.

Необходимо отметить, что проверка кассовой дисциплины не относится к налоговой проверке (камеральной и выездной), что не позволяет применить положения НК РФ о налоговых проверках, в том числе о правах и гарантиях.

Более того, предусмотренные Федеральным законом «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» права и гарантии также не распространяются на проверки ККТ.

Выведение проверок ККТ из-под действия НК РФ и указанного закона свидетельствует о том, что ФНС не ограничено в их частоте (хоть каждый день), продолжительности, объеме запрашиваемых документов. Кроме того, трехлетний мораторий на проверки малого бизнеса также на них не распространяется.

Инструкции по поведению при проведении проверок кассовой дисциплины и выездной налоговой проверки изложены соответственно в Приложении № 1 и Приложении № 2.

Торговый бизнес может столкнуться с проведением проверки со стороны Роспотребнадзора, который уполномочен обеспечивать права потребителей. Данный вид контроля является менее объемным, что обусловливает большее внимание к превентивным мероприятиям, нежели к поведению сотрудников. В этой связи в инструкции необходимо отразить наиболее важные моменты (Приложение № 3).

Не стоит забывать, что торговым бизнес может стать объектом проверок со стороны сотрудников правоохранительных органов. Соответствующая инструкция содержится в Приложении № 4.

Изложенные в инструкции мероприятия позволят предотвратить попытки нарушения прав, либо защитить их впоследствии. С учетом особенностей ведения бизнеса предприятие может дополнять или убирать необходимые пункты.

Рассмотрение инструкций применительно к трем органам государственной власти обусловлено наибольшим количеством встречающихся проверок. Мероприятия в отношении иных органов могут базироваться на изложенных инструкциях.

Отношения с банками

В этой части нет абсолютно ничего сакрального: предприятие выбирает банк с учетом удобства расположения и незначительных затрат на банковское обслуживание. В данном случае рекомендацией является выстраивание партнерских отношений с сотрудником банка, который сопровождает предприятие. Установившееся доверие позволит неформально решать многие задачи, а также оперативно разрешать спорные вопросы.

Имеет смысл отдельное внимание уделить практики применения Федеральный закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». Банки очень охотно его применяют, иногда к выгоде к себе. К примеру, в последнее время широкое применение получила практика использования «заградительных барьеров»: повышенная комиссия за осуществление платежа, в том числе при закрытии расчетного счета с переводом денег в другой банк.

Предпринимательское сообщество обращает внимание на необдуманность применяемых банками мер, в том числе на незаконное извлечение выгоды при установлении заградительных барьеров.

Такое положение дел на так легко исправить, поскольку контролирующий орган в лице Центрального Банка России проявляет активность в части контроля банков, а закон содержит неопределенные категории, которые не позволяют объективно оценивать ситуацию. Предпринимателям в такой ситуации необходимо воздержаться от проведения банковских операций, отличающихся от обычной деятельности.

Заключение

Торговый бизнес является наиболее массовым в стране, что обусловливает повышенный интерес к информации, которая с ним связана. В процессе ее поиска заинтересованное лицо может переработать большое число источников, в том числе сомнительного содержания.

Настоящей книгой автор делится личным опытом участия в создании торгового бизнеса с самого начала. Имея опыт работы юристом в юридическом консалтинге, автор вместе с группой единомышленников создали торговый бизнес, предусматривающий продажу товара оптом, в розницу и через интернет-магазин.

На определенном этапе развития торгового бизнеса автор, занимая должность исполнительного директора, также осуществлял обслуживание юридических лиц, которые, в том числе, работали в торговле. Совмещение двух направлений деятельности позволило написать книгу, которая в краткой форме содержит практические моменты, способные оказать помощь создающим торговый бизнес предпринимателям.

Принимая решение о выходе на рынок, бизнесмен должен осознавать ключевые моменты, которым ему стоит уделить своевременное внимание, чтобы впоследствии избежать значительных имущественных потерь.

Автор предлагает основополагающие истины:

- начинать торговый бизнес стоит при наличии опыта в торговле;

- на первом этапе формируйте команду из идейных единомышленников;

- старайтесь избегать использование заемных средств в самом начале;

- очень осторожно подходите к сотрудничеству;

- постарайтесь выбрать образец для подражания в торговом бизнесе (предприятие, которое закрепилось на рынке);

- поставьте «у руля» сильную личность, готовую идти на компромиссы в крайних случаях;

- распределяйте зоны ответственности внутри коллектива;

- осторожно подбирайте сотрудников и не сремитесь найти сотрудников топ-уровня;

- с самого начала внедрите объективную и достоверную систему учета;

- поощряйте сотрудников, в том числе за выслугу лет;

- постоянно оценивайте конкурентов.

Перед созданием торгового бизнеса как впрочем, и любого, оцените ситуацию объективно, лишний раз оцените свои возможности.

Книгу хотелось бы завершить словами Чингисхана, которые очень подходят к созданию бизнеса: «Боишься - не делай, делаешь - не бойся, а сделал - не сожалей».

Приложение № 1

Инструкция по проверке ККТ

  1. Продавец обязан выдавать кассовый чек или бланк строгой отчетности каждому покупателю. В связи с тем, что менталитет покупателей в нашей стране ориентирован на подтверждение продажи кассовым чеком, то руководству стоит заранее установить он-лайн кассу.
  2. Контроль соблюдения кассового лимита, поскольку его нарушение может привести к штрафу до ста пятидесяти тысяч рублей.
  3. Обеспечение соответствия размера пробитых кассовых чеков сумме денежных средств, находящихся в кассе. В данном случае сотрудники ФНС также могут привлечь к штрафу в сто пятьдесят тысяч рублей.
  4. Проверка поручения на осуществление контрольной закупки и удостоверений сотрудников ФНС.

Крайне важный пункт, поскольку дефекты в поручении (указана иная организация, уполномоченные в поручении лица не совпадают с лицами, предъявившими удостоверения, истек срок проверки (один день с момента оформления поручения), подписано неуполномоченным лицом) позволяют оспорить штраф, который может быть возложен на проверяемую организацию.

  1. Незамедлительное уведомление непосредственного руководителя о факте проверки. Точное следование его указаниям или указаниям юриста, бухгалтера.
  2. Возможность дать объяснения, которые могут быть предоставлены на любом этапе проверки. Необходимо определенным образом обозначить случаи, в которых они могут быть предоставлены.
  3. Получение акта проверки. В определенных случаях имеет смысл отразить возражения и замечания на акт, что стоит описать в инструкции.

Необходимо отметить, что проверка кассовой дисциплины не относится к налоговой проверке (камеральной и выездной), что не позволяет применить положения НК РФ о налоговых проверках, в том числе о правах и гарантиях.

Более того, предусмотренные Федеральным законом «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» права и гарантии также не распространяются на проверки ККТ.

Выведение проверок ККТ из-под действия НК РФ и указанного закона свидетельствует о том, что ФНС не ограничено в их частоте (хоть каждый день), продолжительности, объеме запрашиваемых документов. Кроме того, трехлетний мораторий на проверки малого бизнеса также на них не распространяется.

Приложение № 2

Инструкция по выездной налоговой проверке

Данному виду проверки необходимо уделить существенное внимание, поскольку размер ответственности значительно больше по сравнению с проверками ККТ. Налоговый орган может доначислить налог, взыскать штраф и пени. Следовательно, требования к инструктажу сотрудников должен быть более проработанным.

  1. При появлении сотрудников ФНС сотрудник обязан незамедлительно уведомить непосредственное руководство, которое также незамедлительно уведомляет руководство предприятия.
  2. Недопустимость физического воспрепятствования налоговым инспекторам. Сотрудник может эмоционально отреагировать на появление должностных лиц налогового органа, что может привести к противодействию инспекторам. В данной связи необходимо понимать, что такой сотрудник может быть привлечен к уголовной ответственности.
  3. Установление конкретных должностей лиц, которые могут контактировать с налоговыми инспекторами. Общение рядового сотрудника может причинить вред торговому предприятию в силу неосознанного раскрытия значимой и компрометирующей предприятие информации.
  4. Проверка наличия решения о проведении выездной налоговой проверки, подписанное руководителем или заместителем руководителя налогового органа. Проверка содержания решения на предмет указания в нем соответствующего предприятия, в отношении которого осуществляется проверка. Также необходимо проверить наличие удостоверения сотрудника налогового органа.
  5. Сверка должностей, фамилий и инициалов сотрудников налогового органа, которым поручается проведение проверки, и удостоверений явившихся сотрудников ФНС. Расхождение предоставляет право сотруднику обоснованного возражения доступа налогового инспектора (без физического воздействия), а также последующего оспаривания примененных санкций.

Если в проверке участвуют сотрудники полиции (это допустимо Налоговым кодексом РФ), то они также должны быть указаны в решении.

  1. Необходимо отразить в журнале учета контрольных мероприятий сведения о проверке с обязательным проставлением подписи налогового инспектора.
  2. Установление предмета и круга проверяемых вопросов на основании решения о проверке с тем, чтобы на законных основаниях ограничить доступ инспекторов к документам, не имеющим отношения к предмету проверки.
  3. Воздержаться от развернутых пояснительных ответов на вопросы налоговых инспекторов. Поведение должно быть ориентировано на предоставление минимально возможной информации с тем, чтобы налоговый орган выстраивал свою позицию на предположениях, что позволит предприятию в большей степени защитить свои права в суде.
  4. Фиксирование в своих записях поведения инспекторов, которое отличается от озвученного на инструктаже. А также краткое фиксирование хода проведения проверки.
  5. Обязательное присутствие при проведении всех мероприятий проверки с целью исключения недобросовестного поведения сотрудников налоговых органов, а также фиксации возможных нарушений.
  6. В зависимости от ситуации стоит незадействованных в проверке сотрудников отпустить домой. Это позволит избежать неконтролируемое разглашении информации.
  7. В случае осуществления выемки документов целесообразно самостоятельно изготовить копии, что необходимо отразить в инструкции. Закон обязывает осуществлять данное действие налоговых инспекторов, но с целью исключения пропажи документов или оперативности доступа к ним лучше сделать это самому.
  8. В инструкции необходимо отразить, что выемка осуществляется на основании постановления налогового органа и в присутствии понятых, а также лиц, у которых такая выемка производится. Отсутствие понятых, а также не предоставление постановления дает возможность отказать в выемке, а также обжаловать принятые по результатам проверки решения.
  9. В обязательном порядке инструкция должна содержать положения о реагировании сотрудниками на требования о предоставлении документов. Дело в том, что выемка является принудительным действием, которое следует за отказом налогоплательщика в предоставлении документов. При этом данный отказ не составляет административного правонарушения.
  10. Стоит предусмотреть меры реагирования на попытку налоговых инспекторов изъять компьютер (системные блоки, жесткие диски и другие электронные носители информации). Если в ходе проверки налоговые инспекторы посчитают необходимым изъять указанные предметы, то сотруднику целесообразно обеспечить (если это допустимо) налогового инспектора всеми документами. В случае отказа или уклонения инспектора сотрудник должен сделать отметку об этом в протоколе выемки, что может позволить защититься от претензий.

После возвращения компьютерной техники необходимо тщательнейшим образом ее проверить IT-специалистом на предмет шпионской программы, либо вообще от нее избавиться.

  1. Инструкция должна содержать положения о необходимости получения от налоговых инспекторов копии протокола выемки, изъятия документов и предметов, либо пояснений о том, когда он может быть предоставлен.
  2. Необходимо отразить меру реагирования сотрудников на получение справки о проведении выездной налоговой проверки. В последний день проведения выездной налоговой проверки налоговый орган составляет справку, в которой фиксируются предмет проверки и сроки ее проведения. Данную справку налоговый орган вручает налогоплательщику или его представителю.

Мнение о том, что любое процедурное нарушение будет благоприятно сказываться на возможности оспорить принятые налоговым органом решения в данном случае не применимо, поскольку налоговый орган имеет возможность отправить данную справку по почте.

Указанная инструкция носит факультативный характер, поскольку целесообразно присутствие при выездной налоговой проверке юриста. Но это не означает ее бесполезности, поскольку она поможет избежать ошибок в моменты его отсутствия.

Приложение № 3

Инструкция по выездной проверке Роспотребнадзором

  1. В случае появления инспекторов Роспотребнадзора сотрудник предприятия обязан уведомить об этом непосредственное руководство, а при невозможности это сделать – высшее руководство.
  2. Проверить служебное удостоверение и приказ (распоряжение) о проведении проверки. Необходимо уделить пристальное внимание приказу (распоряжению) для установления целей, задач, предмета и срока проведения проверки, перечня мероприятий по контролю, списка документов, которые требуются от проверяемого.
  3. Внести в журнал учета контрольных мероприятий сведения о проверке с обязательным проставлением подписи инспектора Роспотребнадзора.
  4. Запрет на воспрепятствование инспектору.
  5. Обязательное участие во всех мероприятиях по проверке.
  6. Фиксирование в своих записях хода проверки.
  7. Получение результатов проверки: акт, если готов, либо устные пояснения, если требуется проведение исследований.

Приложение № 4

Инструкция по проверке ОБЭП

  1. Удостовериться в том, что с проверкой пришли точно сотрудники ОБЭП путем изучения служебного удостоверения (имеет смысл сделать фото или переписать данные). В случае отказа в предоставлении удостоверений необходимо вызвать сотрудников полиции.
  2. Незамедлительно уведомить непосредственное руководство, а при невозможности это сделать – высшее руководство. Получить указания.
  3. Установить причину совершения мероприятий по проверке путем ознакомления с постановлением (имеет смысл сделать фото или переписать данные).
  4. Удостовериться в том, что в постановлении указаны реквизиты проверяемой организации. Любые ошибки или неточности позволяют отказать в осуществлении проверок, либо впоследствии оспорить принятые решения.
  5. Выяснить данные руководства проверяющих и связаться с ним с целью установления достоверности сообщаемых сотрудниками ОБЭП данных.
  6. Не оказывать физическое сопротивление сотрудникам ОБЭП.
  7. Фиксировать ход проверки в своих записях и на видео / аудио.
  8. Если это возможно стоит отпустить сотрудников, не участвующих в проверке, домой. Это позволит избежать сообщения нежелательной для предприятия информации сотрудникам ОБЭП.
  9. Передачу документов фиксировать в описи.
  10. Присутствовать при всех мероприятиях проверки.
  11. Процедуру выемки осуществлять в порядке, предусмотренном для выездной налоговой проверки: в присутствии сотрудников предприятия и понятых.
  12. В зависимости от ситуации стремиться не допускать изъятие компьютерной техники путем предоставления интересующих документов. В обязательном порядке фиксировать данные предложения в протоколе изъятия.
  13. Сообщать ОБЭП минимум информации, мотивируя это отсутствием сведений с учетом должностной инструкции.
  14. Не стремиться выполнить работу за ОБЭП. Данное поведение позволит снизить темп проверки и устранить стремление активных действий. Предоставить возможность ОБЭП самостоятельно исследовать документы, тем самым «вымотать» проверяющих.
  15. При обнаружении очевидных нарушений со стороны ОБЭП сообщать им с целью фиксации в протоколе.
  16. В зависимости от ситуации отказаться от подписи всех документов, мотивируя это отсутствием полномочий, либо несогласием с проверкой.
  17. После проведения проверки внимательно ознакомиться с протоколом проверки. При необходимости отразить замечания и жалобы. Снять копию с протокола.

В случае возникновения вопросов предлагаем звонить по телефонам: +7 (499) 390-10-96, + 7 (926) 559-56-19

Оставить заявку

Нажимая кнопку «Отправить» Вы соглашаетесь с Политикой обработки и защиты персональных данных