Инвентаризация ТМЦ

Процесс управления предусматривает принятие решений на основе соответствующих данных. Искажение или недостоверность сведений наделяет управленческое решение дефектами. В конечном итоге принимаемые решения могут привести к действительным проблемам для компании в целом. Следовательно, любая компания должна уделять достаточное внимание процессу инвентаризации ТМЦ, в том числе, вопросу принятия решений по результатам инвентаризации.

Обязательность инвентаризации

Закон содержит исчерпывающий перечень случаев обязательности инвентаризации:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации.

Это наиболее часто встречающиеся случаи инвентаризации. Имеются также иные, но они носят эксклюзивный характер.

В целях управления компанией в ней могут проводиться периодические инвентаризации, которые с точки зрения закона не являются обязательными.

Какие мероприятия осуществляются при инвентаризации?

Под термином «инвентаризация» скрывается определенный набор мероприятий, по реализации которых можно получить желаемые результаты. Инвентаризация предусматривает: работы по выявлению фактического наличия запасов, сопоставления фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета, документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи и других аналогичных документах), определение причин списания запасов и возможности использования отходов.

Порядок инвентаризации

Под порядком проведения инвентаризаций понимаются: количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д. Порядок инвентаризаций определяет руководитель организации.

С результатами инвентаризации работает бухгалтерская служба организации (бухгалтер). Следовательно, она обязана:

- осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;

- требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;

- следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;

- отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

В целях выполнения работ по инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Дополнительно могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Руководитель своим распорядительным актом (приказ, распоряжение и т.д.) формирует персональный состав таких комиссий.

В состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий  включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, инженеры, экономисты, техники и т.д.). Дополнительно в нее могут входить представители службы внутреннего аудита организации, независимые аудиторские организации.

Существенным условием проведения инвентаризации является участие в ней материально-ответственного лица. Данное лицо не входит в комиссию, но участвовать в инвентаризации должен, за исключением фактической невозможности по причине  увольнения.

В реальности на практике компании не столь формальны. Не редко инвентаризацию проводят сотрудники бухгалтерии, прибегая к помощи специалистов (инженеры, юристы, экономисты).

Сама инвентаризация проводится на основе распорядительного документа руководителя (приказ, распоряжение и т.д.).

Подготовка к инвентаризации

Необходимо убедиться в актуальности сведений о ТМЦ. С этой целью руководитель организует работу:

- по удостоверению оприходования ТМЦ;

- по проверке списания выбывших ТМЦ;

- по проверке передаче в бухгалтерию всех документов, опосредующих движение ТМЦ (товарные накладные, акты приема-передачи и т.д.);

- по проверке передачи в бухгалтерию приходных и расходных документов или отчетов о движении материальных ценностей и денежных средств.

Фиксирование результатов инвентаризации

Компания должна уделить особенное внимание достоверности отражения результатов инвентаризации. От этого будет зависеть корректировка отчетности (а это отношения с налоговой), принятие решений, взыскание убытков с материально-ответственного лица.

Результаты инвентаризации фиксируются либо в инвентаризационной описи, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88н, либо в самостоятельно разработанной компанией форме.

Расхождения в ТМЦ фиксируются в сличительных ведомостях. В данном случае компании также могут использовать как утвержденные формы, так и самостоятельно разработанные.

На практике компании используют совмещенные инвентаризационные описи и сличительные ведомости, что позволяет экономить время.

По результатам инвентаризации компания составляет акт об инвентаризации. В акте указываются сведения о лицах, ответственных за сохранность имущества, у которых проведена инвентаризация, сведения о председателе и членах инвентаризационной комиссии, реквизиты приказа о ее назначении и период проведения инвентаризации, результаты инвентаризации и заключение комиссии. Данный акт подписывают члены инвентаризационной комиссии, а впоследствии его утверждает руководитель.

При выявлении расхождений в ТМЦ к акту прикладывается сличительные ведомости, объяснительные записки материально ответственных лиц.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.

Результаты инвентаризации

Инвентаризация сама по себе является механизмом управления. На ее основе принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

В случае выявления излишков ТМЦ приходуются по рыночным ценам. С точки зрения налогообложения данный излишек является внереализационным доходом (без включения НДС), что приводит к налогу на прибыль.

Суммы недостачи и порчи ТМЦ списываются по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому ТМЦ. С точки зрения налообложения недостача и порча является внереализационным расходом, что приводит к снижению налога на прибыль.

Решения о списании или оприходовании принимает руководитель. В случае необходимости списания ТМЦ в материалах, представленных руководству, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т.п.) по фактам недостач и решения этих органов. Также должно быть представлено заключение о факте порчи ТМЦ, полученное от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.

В случае возникновения вопросов предлагаем звонить по телефонам: +7 (499) 390-10-96, + 7 (926) 559-56-19

Оставить заявку

Нажимая кнопку «Отправить» Вы соглашаетесь с Политикой обработки и защиты персональных данных